duminică, 27 ianuarie 2013

Procedura de sistem "Gestiunea abaterilor"


PROCEDURA DE SISTEM
  
GESTIUNEA ABATERILOR
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
  

Elemente privind responsabilii/
operaţiunea
Numele şi
prenumele
Funcţia
Data
Semnătura
1
2
3
4
5
1.1.





1.2.





1.3





   
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
  


Ediţia/ revizia în cadrul ediţiei

Componentele revizuite


Modalitatea reviziei

Data de la care se aplică prevederile ediţiei sau reviziei ediţiei
1
2
3
4
2.1.
Ediţia I



28.01.2013
2.2.
Revizia 1




2.3.
Revizia 2








3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii de sistem


Nr.
crt.

Scopul difuzării

Exem- plar nr.
Compar-timent

Funcţia
Nume şi prenume
Data primirii
Semnătura
1
2
3
4
5
6
7
3.1.







3.2.







3.3.









4.    SCOPUL PROCEDURII DE SISTEM

4.1.Prezenta procedură reglementează modul în care abaterile faţă de cerinţele specificate sunt identificate, analizate şi tratate în mod corespunzător, prin întreprinderea de corecţii şi acţiuni corective. Personalul are autoritatea şi responsabilitatea de a asigura detectarea şi tratarea în timp util a abaterilor.
4.2. Procedura defineşte regulile care asigură identificarea şi ţinerea sub control a abaterilor, faţă de procedurile stabilite. Scopul procedurii de sistem este de a asigura cadrul adecvat, în conformitate cu actele normative în vigoare, în vederea gestionării abaterilor întâlnite cu ocazia îndeplinirii atribuţiilor de serviciu.

4.3. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate pentru derularea  activităţii în condiţii de legalitate la nivelul tuturor serviciilor, biroului şi compartimentului.

4.4. Sprijină managerii care au obligaţia să ia măsurile ce se impun în vederea gestionării abaterilor, care  trebuie să aibă un caracter transparent .


5. DOMENIUL DE APLICARE AL PROCEDURII DE SISTEM

5.1. Activitatea la care se referă procedura de sistem
Procedura se aplică tuturor proceselor pentru identificarea, documentarea, evaluarea şi ţinerea sub control a abaterilor.      

5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică
Activitatea procedurată este unică în cadrul instituţiei, nu se suprapune cu alte activităţi.
Activitatea procedurată se realizează în cadrul tuturor componentelor funcţionale ale instituţiei.

5.3. Principalele activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:
5.3.1. Activităţi de care depinde activitatea procedurată:
- identificarea abaterilor de către persoanele responsabile cu desfăşurarea activităţilor.
5.3.2. Activităţi care depind de activitatea procedurată:
            - toate activităţile procedurate;
            - managementul serviciilor, biroului, compartimentului şi a întregii instituţii.

5.4. Compartimentele furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultatele activităţii procedurate:
Toate componentele funcţionale ale instituţiei sunt furnizoare de date, cât şi beneficiare de rezultatele activităţii procedurate.


6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

6.1. Reglementări internaţionale:-

6.2. Legislaţia primară:
            OMFP nr. 946 din 04/07/2005, pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial;
                OMFP nr. 1389 din 22/08/2006, privind modificarea şi completarea Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial;
                 OMFP nr. 1649 din 17/02/2011, privind modificarea si completarea Ordinului ministrului finantelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial;
         OMFP nr.1423 din 30 octombrie 2012 privind modificarea Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial;
                Legea nr. 571/2004 - privind protecţia personalului din autorităţile publice, entităţile publice şi din alte unităţi care semnalează încălcări ale legii ;
                Legea nr. 78/2000 - pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu modificările şi completările ulterioare;
                Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 - privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
                Legea nr. 672/2002 - privind auditul public intern, republicată;
                 H.G. nr.1344/2007 – privind normele de organizare şi funcţionare a comisiilor de disciplină, cu modificările şi completările ulterioare;
     Legea nr.188/1999 – privind statutul funcţionarilor publici, cu modificările şi completările ulterioare.
    Legea nr.161/2003 – privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, cu modificările şi completările ulterioare;
               Legea nr.7/2004 – privind Codul de conduită a funcţionarilor publici.

6.3. Legislaţia secundară:
          H.G. 1723/2004 – privind aprobarea Programului de măsuri pentru combaterea birocraţiei în activitatea de relaţii cu publicul;
             O.G. nr.27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor, aprobată prin Legea nr. 233/2002;
             Legea 182/2002 – privind protecţia informaţiilor clasificate;
              H.G. 781/2002 – privind protecţia informaţiilor secret de serviciu;
              H.G.585/2002 – pentru aprobarea Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate  în România;
               O.G. 2/2001 – privind regimul juridic al contravenţiilor.
               Legea nr.554/2004 – privind contenciosul administrativ, actualizată
                Legea nr.53/2003 – codul muncii, republicat;
                Constituţia României;
                Lege nr. 215/2001administraţiei publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
                Codul Civil al României;
                Codul de procedură civilă – actualizat;
                Codul penal al României;
       O.U.G. nr. 34/2006 - privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;

6.4. Alte documente:
    -  Regulamentul de organizare şi funcţionare al entităţii publice
    -  Regulamentul de intern al entităţii publice;
  -  Regulamentul privind organizarea evidenţei, circuitul documentelor, folosirea sigiliilor şi ştampilelor la nivelul entităţii publice
   
7.    DEFINIŢII ŞI ABREVIERI

7.1. DEFINIŢII

Procedura operaţională/de sistem este prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual;
Ediţie a unei proceduri operaţionale/ de sistem - forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale/de sistem, aprobată şi difuzată;
Revizia în cadrul unei ediţii - acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate;
Abatere – nesatisfacerea unei cerinţe;
Corecţie – acţiunea întreprinsă pentru a elimina abaterea.

7.2. ABREVIERI

PS - Procedură de sistem;
BF – biroul financiar,
etc
OG – Ordonanţa Guvernului;
OUG- Ordonanţa de urgenţă a Guvernului;
OMFP – Ordinul Ministrului Finanţelor Publice;
E - Elaborare;
V - Verificare;
A - Aprobare;
Ap. - Aplicare;
Ah. - Arhivare;


8. DESCRIEREA OPERAŢIUNII

8.1. Generalităţi
Procedura pune accent pe identificarea şi tratarea abaterilor care intervin în derularea acţiunilor la nivelul fiecărei componente funcţionale din cadrul instituţiei.
În derularea acţiunilor pot apărea circumstanţe deosebite, care nu au putut fi anticipate şi care induc abateri ce nu permit derularea activităţilor prin procedurile existente.
Abaterile de la procedurile existente trebuie să fie documentate şi justificate, în vederea prezentării spre aprobare.
Este necesară analiza periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate acţiunile, în vederea desprinderii unor concluzii de bună practică pentru viitor, ce urmează a fi formalizate.

8.2. Documente utilizate

8.2.1. Lista  şi provenienţa documentelor
            8.2.1.1.Lista documentelor:
- Formularul Raport de abatere (Anexa 1).
- Formularul Registrul abaterilor (Anexa 2)
  8.2.1.2. Provenienţa documentelor: salariaţii instituţiei
8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor:
            8.2.2.1. Conţinutul documentelor
- raportul de abatere – se utilizează pentru identificarea abaterilor, cuprinde înregistrările privind abaterile, dar şi acţiunile corective întreprinse pentru eliminarea abaterilor.
- registrul abaterilor – se utilizează la nivelul fiecărei structuri funcţionale pentru ţinerea evidenţei abaterilor.
8.2.2.2.Rolul documentelor este de a monitoriza abaterile identificate şi de a preîntâmpina apariţia viitoare a aceluiaşi tip de abatere.

8.2.3 Circuitul documentelor:
- salariatul care identifică abaterea;
- secretariat;
- director;
- şeful ierarhic al persoanei care a identificat abaterea;
- director;
- salariaţi ce desfăşoară activitatea la nivelul căreia s-a înregistrat abaterea.

8.3 Resursele necesare
8.3.1 Resurse materiale: PC, consumabile;
8.3.2 Resurse umane: salariaţii instituţiei;
8.3.3 Resurse financiare: pentru consumabile.

8.4 Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
Abaterile faţă de cerinţele specificate sunt identificate, analizate şi tratate în mod corespunzător prin întreprinderea de corecţii şi acţiuni corective. Personalul are autoritatea şi responsabilitatea de a asigura detectarea şi tratarea în timp util a abaterilor.

8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

Identificarea, analizarea şi tratarea abaterilor

A. Abaterile faţă de condiţiile specificate se identifică imediat şi se documentează (de fiecare salariat). Salariaţii le raportează responsabilului numit la nivelul direcţiei, serviciului, biroului, compartimentului.
Se completează Raportul de abatere (a se vedea anexa 1).
Abaterile care se pot rezolva pe loc nu se înregistrează în Rapoarte de abateri şi nici în Registrul abaterilor. În acest registru se înregistrează numai abaterile care nu pot fi remediate imediat şi necesită aplicarea unor corecţii ulterioare pentru remediere. Registrul abaterilor se numerotează, se şnuruieşte, se aplică semnăturile şi se înregistrează în registratura entităţii publice. Registrul se  păstrează la şeful serviciului, biroului, compartimentului sau la secretarul grupului SCIM, conform regulamentului entităţii publice sau dispoziţiei managerului/ordonatorului de credite.

B. Abaterile identificate pot fi tratate astfel:
- atunci când abaterea nu este repetitivă se acţionează printr-o corecţie pentru eliminarea efectului abaterii;
- atunci când abaterea este repetitivă se acţionează printr-o acţiune corectivă pentru eliminarea cauzei abaterii;
- se analizează riscurile care au dus la apariţia abaterii şi se înregistrează în registrul de riscuri al compartimentului/entităţii publice.

C. Înregistrările privind abaterile, acţiunile corective întreprinse pentru remedierea abaterilor se păstrează în arhiva instituţiei.

8.4.3. Valorificarea rezultatelor
Periodic se va face o analiză a circumstanţelor care au condus la abateri, în scopul identificării de acţiuni corective şi de bună practică.


9.                RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

9.1. Reprezentantul managementului pentru sistemul de control managerial (coordonatorul grupului SCIM)
- Analizează anual abaterile înregistrate şi întocmeşte, pentru conducere, rapoarte de tendinţă.
- Supraveghează modul în care sunt respectate prevederile prezentei proceduri şi face propuneri de îmbunătăţire.
- Coordonează implementarea corecţiilor şi măsurilor corective pentru eliminarea cauzelor abaterilor proiectelor.

9.2. Responsabil cu identificarea abaterilor de la nivelul fiecărui compartiment
- Completează raportul de abatere şi îl înaintează şefului ierarhic superior

9.3. Directorul, şeful de serviciu/birou/compartiment
- Completează Registrul abaterilor, dispune efectuarea corecţiilor şi a acţiunile corective, cu aprobarea conducătorului instituţiei.
- analizează riscurile ce au dus la apariţia abaterii şi le introduce în Registrul de riscuri al entităţii;

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

10.1. Anexe (alte documente, modele tip prevăzute de legislaţie şi care sunt utilizate în aplicarea acestei proceduri)

10.2. Arhivare
Documentele create se păstrează conform prevederilor legale şi a procedurilor şi regulamentelor interne.
După încheierea anului calendaristic  se depun la arhivă şi se păstrează conform normelor legale.

Nr.
anexei
Denumirea anexei
Elaborator
Aprobă
Nr.
de
ex
Difu-zare
Arhivare
Alte ele
mente
Loc
Perioada

1.
Raport de
abatere
Directie Serviciu, birou, comparti
ment
Ordonator de credite
1


-
arhiva
Conform nomenclatorului arhivistic al
instituţiei
-
2.
Registrul abaterilor
Director, Şef serviciu, şef birou, compartiment
Ordonator de credite
1


-
arhiva
Conform nomenclatorului arhivistic al
instituţiei
-



ANEXA 1

RAPORT DE ABATERE

Entitatea publică
Serviciul/Biroul/
Compartimentul


RAPORT DE ABATERE
Nr.
Data:
1. Identificarea procesului/ activităţii:



2. Descrierea abaterii / documentul de referinţă:


3. Identificată de:

Nume:


Semnătura:
Data:
4. Cauza abaterii:




5. Descrierea corecţiei:



Termen:
Responsabil:

Semnătura:

6. Descrierea acţiunii corective:






Termen:

Responsabil:
Semnătura:


7. Verificat eficacitatea corecţiei
Comentarii:


Nume/ Semnătura/ Data:
8. Verificat eficacitatea acţiunii corective

Comentarii:

Nume/ Semnătura/ Data:
Elaborator :
Data:



ANEXA 2
REGISTRUL ABATERILOR



Registrul abaterilor

Nr.
crt.
Descrierea abaterii
Cauza
Data identificării
Corecţia
Acţiunea corectivă
Monitorizare






























11. CUPRINS


Numărul
componentei
în cadrul
procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale
Pagina

Coperta

1.
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii de sistem

2.
Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii de sistem

3.
Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după, caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii de sistem

4.
Scopul procedurii de sistem

5.
Domeniul de aplicare a procedurii de sistem

6.
Documentele de referinţă aplicabile activităţii procedurale

7.
Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura de sistem

8.
Descrierea procedurii de sistem

9.
Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

10.
Anexe, înregistrări, arhivări

11.
Cuprins


  




Niciun comentariu:

Trimiteți un comentariu