vineri, 5 octombrie 2012

Norme proprii pentru implementarea dezvoltarea controlului intern/managerial conform OMFP 946/2005


Recomandarea mea este ca fiecare entitate publica sa elaboreze norme proprii pentru implementarea Controlului intern/managerial care sa conţina, orientativ, cel putin elementele din OMAPN 75/2012 inserat mai jos: 
  
    
Prezentele norme metodologice, denumite in continuare norme, au scopul de a asigura conditiile necesare implementarii si dezvoltarii sistemului de control intern/managerial in Ministerul Apararii Nationale, denumit in continuare minister.
   Art. 2. -
    Sintagma "control intern/managerial" este utilizata in intelesul definit de art. 2 lit. d) din Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.
   Art. 3. -
   (1) In minister se urmareste atingerea obiectivelor si a cerintelor controlului intern/managerial prevazute la art. 3 si art. 4 alin. (2) din Ordonanta Guvernului nr. 119/1999, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.
   (2) Controlul intern/managerial, organizat si implementat in cadrul ministerului, are la baza urmatoarele principii generale:
   a) principiul adaptabilitatii - adaptarea la dimensiunea, complexitatea si mediul specific structurilor ministerului;
   b) principiul integralitatii - aplicarea la toate nivelurile de conducere si cuprinderea tuturor activitatilor/actiunilor acestora;
   c) principiul uniformitatii - utilizarea acelorasi instrumente de control intern/managerial in toate structurile ministerului;
   d) principiul finalitatii - asigurarea indeplinirii obiectivelor stabilite;
   e) principiul eficientei - obtinerea de beneficii mai mari decat costurile implementarii si aplicarii acestuia.
   Art. 4. -
    In sensul prezentelor norme, definitiile unor termeni si expresii utilizate sunt prevazute in anexa nr. 1.
   CAPITOLUL II
 Responsabilitati in procesul de implementare si dezvoltare a sistemului de control intern/managerial
   Art. 5. -
    In scopul implementarii si dezvoltarii sistemului de control intern/managerial, in functie de nivelul ierarhic, se constituie si functioneaza, dupa caz, urmatoarele structuri:
   a) la nivelul ministerului, structura de specialitate din cadrul Secretariatului general;
   b) la nivelul structurilor ministerului, comisii cu atributii de monitorizare, coordonare si indrumare metodologica a implementarii si dezvoltarii sistemelor proprii de control intern/managerial, denumite in continuare comisii.
   Art. 6. -
    Secretariatul general, prin structura de specialitate, are urmatoarele atributii:
   a) monitorizeaza, coordoneaza si indruma metodologic structurile ministerului in domeniul controlului intern/managerial;
   b) elaboreaza Situatia centralizatoare trimestriala privind stadiul implementarii sistemului de control intern/managerial la data de..., prevazuta in Ordinul ministrului finantelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzand standardele de control intern/managerial la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, republicat, denumit in continuare ordin;
   c) elaboreaza si supune aprobarii ministrului apararii nationale Stadiul implementarii standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevaluarii la data de 31 decembrie 20..., prevazut in ordin;
   d) elaboreaza si supune aprobarii ministrului apararii nationale Raportul asupra sistemului de control intern/ managerial la data de 31 decembrie 20..., prevazut in ordin, denumit in continuare Raportul anual;
   e) transmite, la datele stabilite in ordin, prin controlorul delegat, la Unitatea centrala de armonizare a sistemelor de management financiar si control, din cadrul Ministerului Finantelor Publice, documentele prevazute la lit. b)-d);
   f) elaboreaza, actualizeaza si supune anual spre aprobare ministrului apararii nationale Registrul de riscuri al Ministerului Apararii Nationale, potrivit procedurii de sistem adoptate de Secretariatul general;
   g) monitorizeaza implementarea masurilor de management al riscurilor inscrise in registrul prevazut la lit. f);
   h) elaboreaza Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al Ministerului Apararii Nationale si il supune spre aprobare ministrului apararii nationale;
   i) coordoneaza sistemul de pregatire profesionala a personalului din cadrul ministerului in domeniul controlului intern/managerial.
   Art. 7. -
   (1) Componenta comisiei se inscrie in ordinul de zi pe unitate si este urmatoarea:
   a) presedinte - loctiitorul comandantului/sefului structurii sau seful de stat major/similar al structurii, dupa caz;
   b) membri - persoanele cu functii de conducere stabilite de comandantul/seful structurii.
   (2) Secretariatul comisiei este asigurat de responsabilul pe linia controlului intern/managerial.
   Art. 8. -
   (1) Comisia are urmatoarele atributii:
   a) coordoneaza elaborarea obiectivelor si a indicatorilor de performanta ai structurii;
   b) coordoneaza inventarierea activitatilor din cadrul structurii pe domenii de activitate, precum si elaborarea si revizia procedurilor operationale;
   c) prezinta comandantului/sefului structurii spre aprobare Inventarul functiilor sensibile, Lista cu salariatii care ocupa functii sensibile si Planul pentru asigurarea rotatiei salariatilor din functii sensibile;
   d) coordoneaza activitatea de stabilire a masurilor de management al riscurilor;
   e) analizeaza, avizeaza si supune spre aprobare comandantului/sefului structurii Registrul de riscuri si Planul privind implementarea masurilor de management al riscurilor;
   f) monitorizeaza si coordoneaza permanent activitatile de punere in aplicare a masurilor de management al riscurilor;
   g) propune comandantului/sefului structurii noi actiuni sau revizuiri de termene, atunci cand apar disfunctii in implementarea masurilor de management al riscurilor;
   h) propune comandantului/sefului structurii raportarea riscurilor care nu pot fi controlate prin masuri interne, pe cale ierarhica, pana la esalonul care poate asigura managementul acestora;
   i) analizeaza, avizeaza si supune spre aprobare comandantului/sefului structurii Situatia trimestriala privind stadiul implementarii sistemului propriu de control intern/managerial la data de...., denumita in continuare situatia trimestriala;
   j) analizeaza, avizeaza si supune spre aprobare comandantului/sefului structurii Raportul anual si Situatia sintetica a rezultatelor autoevaluarii, prevazuta in ordin, denumita in continuare situatia sintetica;
   k) analizeaza, avizeaza si supune spre aprobare comandantului/sefului structurii Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
   (2) Responsabilul pe linia controlului intern/managerial are urmatoarele atributii:
   a) centralizeaza, tine evidenta procedurilor operationale in format electronic si le pune la dispozitia personalului in retelele informatice locale existente;
   b) elaboreaza Registrul pentru evidenta procedurilor de sistem/operationale, in format electronic;
   c) elaboreaza Registrul de riscuri si Planul privind implementarea masurilor de management al riscurilor pe baza propunerilor sefilor de microstructuri;
   d) elaboreaza si actualizeaza anual Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;
   e) elaboreaza situatiile trimestriale, situatia sintetica si Raportul anual;
   f) pregateste documentele de lucru pentru sedintele comisiei.
   Art. 9. -
    Pe linia implementarii si dezvoltarii sistemului de control intern/managerial, comandantii/sefii structurilor ministerului au urmatoarele atributii:
   a) aplica principiile controlului intern/managerial in actul de conducere;
   b) asigura cadrul organizational si procedural privind punerea in aplicare a masurilor necesare pentru implementarea si dezvoltarea sistemului propriu de control intern/managerial;
   c) aproba Inventarul functiilor sensibile, Lista cu salariatii care ocupa functii sensibile si Planul pentru asigurarea rotatiei salariatilor din functii sensibile;
   d) decid masurile adecvate de management al riscurilor;
   e) aproba Registrul de riscuri, Planul privind implementarea masurilor de management al riscurilor si Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;
   f) dispun masurile necesare pentru convocarea comisiei in vederea realizarii operatiunii de autoevaluare a sistemului propriu de control intern/managerial;
   g) aproba situatiile trimestriale, situatia sintetica si Raportul anual si dispun transmiterea acestora la esalonul ierarhic imediat superior sau la Secretariatul general, dupa caz, la termenele stabilite;
   h) analizeaza, in cadrul autoevaluarii anuale a structurii proprii, stadiul implementarii si dezvoltarii sistemului propriu de control intern/managerial.
   Art. 10. -
   (1) Sefii microstructurilor au urmatoarele atributii:
   a) pun in aplicare masurile stabilite pentru implementarea si dezvoltarea sistemului de control intern/managerial;
   b) stabilesc obiectivele si indicatorii de performanta ai microstructurii si activitatile necesare indeplinirii acestora potrivit responsabilitatilor;
   c) identifica, analizeaza, evalueaza si prioritizeaza riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor generale/specifice ale microstructurii si formuleaza propuneri privind masurile de management al riscurilor;
   d) transmit responsabilului pe linia controlului intern/managerial propuneri pentru Registrul de riscuri;
   e) reevalueaza riscurile anual sau ori de cate ori situatia o impune, semnaleaza aparitia unor noi riscuri si fac propuneri in sensul diminuarii acestora.
   (2) Intregul personal al structurii pune in aplicare masurile stabilite pentru implementarea si dezvoltarea sistemului de control intern/managerial.
   CAPITOLUL III
 Directii de actiune privind implementarea standardelor de control intern/managerial
   SECTIUNEA 1
Directii generale de actiune privind implementarea standardelor de control intern/managerial
   Art. 11. -
   (1) Standardele de control intern/managerial definesc in cadrul ministerului un minimum de reguli de management, adaptate la specificul acestuia.
   (2) Principalele directii de actiune privind implementarea standardelor de control intern/managerial sunt prevazute in anexa nr. 2.
   Art. 12. -
   (1) Structurile ministerului elaboreaza si actualizeaza anual Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al structurii, potrivit modelului prevazut in anexa nr. 3, si il transmit la esalonul ierarhic imediat superior, pentru informare si armonizare, la datele stabilite de acestea, dar nu mai tarziu de data de 5 martie a fiecarui an.
   (2) Structurile centrale transmit programele elaborate si actualizate conform alin. (1) la Secretariatul general, pana la data de 10 martie a fiecarui an.
   (3) In Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al structurii se evidentiaza, in mod distinct, actiunile de pregatire profesionala, in domeniul controlului intern/managerial, a personalului de conducere si executie, in cadrul structurilor de specialitate ale ministerului, precum si in institutii de specialitate din afara ministerului.
   Art. 13. -
   (1) La nivelul ministerului, in vederea implementarii standardelor de control intern/managerial, se stabilesc structurile centrale responsabile de standardele de control intern/managerial, conform anexei nr. 4.
   (2) La nivelul structurilor ministerului, comandantii/sefii acestora stabilesc microstructurile responsabile de standarde in concordanta cu atributiile ce le revin.
   SECTIUNEA a 2-a
Directii de actiune privind implementarea standardului 4 - Functii sensibile
   Art. 14. -
   (1) Functiile sensibile sunt, de regula, acele functii care prezinta risc semnificativ in indeplinirea obiectivelor structurii.
   (2) La stabilirea functiilor sensibile se au in vedere atributiile functionale care implica, de regula:
   a) accesul la informatiile confidentiale;
   b) gestionarea resurselor;
   c) nivelul de decizie si consecintele actului de decizie;
   d) competenta decizionala exclusiva;
   e) derularea procedurilor de achizitii publice;
   f) relatiile directe cu cetatenii si/sau institutiile publice si/sau private.
   (3) Pentru implementarea standardului 4 - Functii sensibile, structurile ministerului parcurg, in principal, urmatoarele etape:
   a) convocarea comisiei in vederea identificarii, ordonarii, clasificarii si reevaluarii functiilor sensibile;
   b) intocmirea Inventarului functiilor sensibile;
   c) intocmirea Listei cu salariatii care ocupa functii sensibile;
   d) intocmirea Planului pentru asigurarea rotatiei salariatilor din functii sensibile.
   (4) Documentele cu privire la implementarea standardului 4 - Functii sensibile se intocmesc conform modelului prevazut in anexa nr. 5.
   SECTIUNEA a 3-a
Directii de actiune privind implementarea standardelor:
7 - Obiective, 8 - Planificarea,
10 - Monitorizarea performantelor,
15 - Ipoteze, reevaluari
   Art. 15. -
   (1) Stabilirea obiectivelor structurilor ministerului constituie un proces in cadrul caruia se reflecta prioritatile structurii in concordanta cu actele normative aplicabile, documentele de planificare, resursele avute la dispozitie si domeniile de responsabilitate.
   (2) Stabilirea obiectivelor are la baza formularea in comun de catre factorii implicati a unor ipoteze/premise.
   (3) Structurile ministerului reevalueaza obiectivele ori de cate ori se modifica ipotezele/premisele care au stat la baza stabilirii acestora.
   (4) In vederea monitorizarii gradului de indeplinire a obiectivelor se elaboreaza indicatori de performanta asociati acestora.
   (5) Ipotezele/Premisele, obiectivele si indicatorii de performanta sunt formulati respectand metodologia prezentata in anexa nr. 6.
   (6) Structurile ministerului intocmesc planuri, potrivit reglementarilor in domeniu, in care se cuprind activitatile si resursele necesare pentru indeplinirea obiectivelor.
   (7) Planurile cu principalele activitati ale structurilor, precum si orice alte documente de planificare intocmite potrivit reglementarilor in domeniu cuprind ipoteze/premise, obiective si au asociati indicatori de performanta.
   SECTIUNEA a 4-a
Directii de actiune privind implementarea standardului 17 - Proceduri
   Art. 16. -
    Pentru indeplinirea obiectivelor, structurile ministerului stabilesc activitatile care pot fi transpuse in proceduri de sistem/operationale.
   Art. 17. -
   (1) Pentru elaborarea si actualizarea procedurilor de sistem/operationale, structurile ministerului parcurg, in principal, urmatoarele etape:
   a) studierea prevederilor legislatiei in baza carora se exercita atributiile structurii potrivit domeniilor de activitate;
   b) identificarea tuturor activitatilor din cadrul structurii pe domenii de activitate;
   c) stabilirea activitatilor care pot fi transpuse in proceduri de sistem/operationale si a persoanelor responsabile cu intocmirea acestora;
   d) intocmirea Inventarului activitatilor structurii, potrivit modelului prevazut in anexa nr. 7;
   e) elaborarea proiectelor procedurilor de sistem/operationale;
   f) analizarea, in cadrul comisiei, a proiectelor procedurilor de sistem/operationale, precum si a codurilor de identificare ale acestora;
   g) efectuarea modificarilor aparute in urma analizei asupra procedurilor de sistem/operationale;
   h) aprobarea procedurilor de sistem/operationale;
   i) centralizarea procedurilor de sistem/operationale, in format electronic;
   j) executarea reviziei procedurilor de sistem/operationale, de regula anual, in trimestrul I.
   (2) La elaborarea procedurilor de sistem/operationale se tine cont de urmatoarele:
   a) se intocmesc procedurile de sistem/operationale necesare indeplinirii atributiilor functionale;
   b) se concep procedurile de sistem/operationale pentru a reflecta si a ajuta la realizarea obiectivelor stabilite;
   c) se intocmesc procedurile de sistem/operationale dupa stabilirea corelatiilor dintre diverse activitati/tipuri de activitati;
   d) se analizeaza procedurile de sistem/operationale pentru evitarea suprapunerii acestora.
   (3) Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/operationale de catre structurile ministerului este prevazuta in anexa nr. 8.
   (4) Procedura de sistem/operationala se elaboreaza potrivit modelului orientativ prevazut in anexa nr. 9.
   (5) La nivelul ministerului, codificarea procedurilor de sistem/operationale se realizeaza potrivit Listei codurilor de identificare ale procedurilor de sistem/operationale aferente domeniilor de activitate din Ministerul Apararii Nationale, aprobata de secretarul general.
   Art. 18. -
   (1) Procedura de sistem/operationala se elaboreaza in exemplar unic, iar dupa aprobare se inregistreaza la compartimentul documente clasificate si se transmite, in format electronic, responsabilului pe linia controlului intern/managerial si structurilor/microstructurilor/persoanelor implicate/interesate.
   (2) Procedura de sistem se elaboreaza si se actualizeaza de catre structura care, potrivit reglementarilor, este lider de domeniu de activitate.
   (3) Procedura de sistem se aproba de catre comandantul/seful structurii lider de domeniu de activitate, dupa consultarea si avizarea de catre structurile ale caror domenii de activitate sunt influentate.
   (4) Registrul pentru evidenta procedurilor de sistem/ operationale se elaboreaza si se actualizeaza in format electronic, potrivit modelului prevazut in anexa nr. 10.
   (5) Registrul pentru evidenta procedurilor de sistem/ operationale se printeaza si se inregistreaza la sfarsitul anului calendaristic sau la solicitarea comisiilor de control.
   SECTIUNEA a 5-a
Directii de actiune privind implementarea standardului 11 - Managementul riscului
   Art. 19. -
    Structurile ministerului analizeaza riscurile legate de desfasurarea activitatilor sale, elaboreaza planuri corespunzatoare in directia limitarii posibilelor consecinte ale acestor riscuri si stabilesc responsabilitati si termene pentru aplicarea planurilor respective.
   Art. 20. -
    Pentru implementarea managementului riscului, structurile ministerului parcurg, in principal, urmatoarele etape:
   a) identificarea, potrivit domeniilor de responsabilitate, a obiectivelor generale si specifice care au rol hotarator in realizarea misiunii;
   b) stabilirea activitatilor principale necesare indeplinirii obiectivelor generale si specifice identificate;
   c) identificarea riscurilor majore care pot afecta realizarea obiectivelor generale si specifice;
   d) evaluarea riscurilor identificate;
   e) stabilirea masurilor de management al riscurilor si punerea lor in aplicare;
   f) analizarea stadiului implementarii masurilor de management al riscurilor;
   g) reevaluarea procesului de management al riscurilor.
   Art. 21. -
    Implementarea managementului riscului se face potrivit Diagramei de proces pentru implementarea managementului riscului prevazute in anexa nr. 11, avand in vedere Metodologia privind identificarea, evaluarea si atenuarea riscurilor, prevazuta in anexa nr. 12.
   Art. 22. -
   (1) Registrul de riscuri al structurii se elaboreaza potrivit modelului prevazut in anexa nr. 13 si se actualizeaza anual sau ori de cate ori situatia o impune.
   (2) Planul privind implementarea masurilor de management al riscurilor se elaboreaza potrivit modelului prevazut in anexa nr. 14.
   SECTIUNEA a 6-a
Directii de actiune privind implementarea standardului 22 - Strategii de control
   Art. 23. -
   (1) Controlul este un proces continuu si se poate desfasura, in principal, sub urmatoarele forme: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea, raportarea, monitorizarea, coordonarea, contrasemnarea, avizarea, autorizarea si aprobarea.
   (2) Controalele specializate, efectuate de structurile anume constituite din minister, se desfasoara in baza unui plan conceput prin luarea in considerare a riscurilor.
   Art. 24. -
    Controlul se desfasoara potrivit prevederilor actelor normative specifice si presupune:
   a) integrarea acestuia in componentele procesuale si structurale ale ministerului;
   b) stabilirea unor obiective de control clare si precise;
   c) stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a metodelor si procedurilor utilizate in cadrul acestora pentru asigurarea eficacitatii controlului sub raportul costuri/beneficii;
   d) pregatirea si instruirea personalului cu atributii de control sau caruia i s-au delegat asemenea atributii;
   e) stabilirea modalitatilor de evaluare si valorificare a rezultatelor controlului.
   SECTIUNEA a 7-a
Directii de actiune privind implementarea standardului 24 - Verificarea si evaluarea controlului
   Art. 25. -
    Structurile ministerului transmit, pe cale ierarhica, Secretariatului general, pana la data de 10 a lunii urmatoare fiecarui trimestru incheiat, situatiile trimestriale intocmite conform modelului prevazut in anexa nr. 15.
   Art. 26. -
   (1) Pentru implementarea standardului 24 - Verificarea si evaluarea controlului, structurile ministerului parcurg, in principal, urmatoarele etape:
   a) convocarea comisiei in vederea realizarii autoevaluarii sistemului propriu de control intern/managerial;
   b) completarea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial, prevazut in ordin, denumit in continuare chestionarul de autoevaluare;
   c) intocmirea situatiei sintetice, prin centralizarea informatiilor din chestionarele de autoevaluare si/sau situatiile sintetice, transmise de catre structurile din subordine/coordonare, si a Raportului anual;
   d) inaintarea, pe cale ierarhica, Secretariatului general a chestionarului de autoevaluare/situatiei sintetice si a Raportului anual, pana la data de 25 ianuarie a anului urmator, pentru anul precedent.
   (2) Structurile ministerului care au personalitate juridica, potrivit legii, transmit direct Secretariatului general situatia sintetica si Raportul anual pana la data de 25 ianuarie a anului urmator, pentru anul precedent.
   Art. 27. -
    Pentru fundamentarea Raportului anual elaborat la nivelul ministerului se stabilesc urmatoarele responsabilitati:
   a) structurile ministerului auditate de catre structurile de audit public intern/extern in domeniul controlului intern/managerial transmit Secretariatului general, in termen de 30 de zile de la incheierea misiunii de audit, principalele recomandari formulate in raportul de audit public, precum si principalele masuri dispuse in vederea implementarii acestora;
   b) Directia audit intern transmite Secretariatului general o sinteza cu privire la principalele constatari in domeniul controlului intern/managerial, precum si elemente considerate relevante in programul si activitatea structurii de audit, pana la data de 25 ianuarie a anului urmator, pentru anul precedent.
   CAPITOLUL IV
 Dispozitii tranzitorii si finale
   Art. 28. -
   (1) Comandantii/Sefii de la toate esaloanele dispun, in termen de 30 de zile de la intrarea in vigoare a prezentelor norme, masurile necesare pentru constituirea comisiilor prevazute la art. 5 lit. b).
   (2) Structurile ministerului completeaza si transmit pe cale ierarhica Secretariatului general, in termen de 60 de zile de la intrarea in vigoare a prezentelor norme, tabelul prevazut in anexa nr. 16.
   (3) Structurile ministerului transmit pe cale ierarhica Secretariatului general orice modificare cu privire la datele comunicate potrivit alin. (2), in termen de cel mult 15 zile de la data intervenirii acesteia.
   Art. 29. -
    Documentele privind controlul intern/managerial se arhiveaza intr-un dosar separat la compartimentul documente clasificate, potrivit termenelor stabilite de legislatia in domeniu.
   Art. 30. -
    Anexele nr. 1-16 fac parte integranta din prezentele norme.
   ANEXA Nr. 1
  la norme
Glosar
Impactul este consecinta asupra rezultatelor/obiectivelor, daca riscul s-ar materializa.
Microstructura reprezinta orice compartiment/birou/ sectie/serviciu, dupa caz, de la toate nivelurile ierarhice.
Probabilitatea reprezinta posibilitatea sau eventualitatea ca un risc sa se materializeze, determinata apreciativ sau prin cuantificare, atunci cand natura riscului si informatiile disponibile permit o astfel de evaluare.
Procedura de sistem descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul tuturor structurilor din cadrul ministerului sau a unora dintre acestea.
Procedura operationala reprezinta pasii ce trebuie urmati, algoritmul de urmat in realizarea sarcinilor, exercitarea atributiilor functionale si angajarea responsabilitatilor.
Procesul este ansamblul de activitati corelate sau in interactiune care transforma elemente de intrare in elemente de iesire.


Responsabilul pe linia controlului intern/managerial este microstructura cu atributii in domeniul controlului intern/managerial, prevazuta in statul de organizare, sau persoana stabilita de comandantul/seful structurii.
Riscul reprezinta o combinatie intre probabilitate si impact cu privire la evenimentele care pot afecta realizarea obiectivelor.
Riscul inerent este expunerea la un anumit risc inainte sa fie luata vreo masura de atenuare a lui.
Riscul rezidual reprezinta expunerea cauzata de un anumit risc dupa ce au fost luate masurile de management al riscului.
Structurile ministerului reprezinta structurile centrale, structurile subordonate nemijlocit ministrului apararii nationale, structurile din subordinea/coordonarea structurilor centrale, pana la nivel batalion/similar inclusiv, cu denumire, stat de organizare si indicativ numeric.
   ANEXA Nr. 2
  la norme
Principalele directii de actiune privind implementarea standardelor de control intern/managerial
   
Nr. crt.StandardePrincipalele directii de actiuneDocumente
I. Mediul de control
1.Standardul 1 - Etica, integritatea1.1. Asigurarea conditiilor necesare cunoasterii de catre intregul personal a reglementarilor care guverneaza comportamentul la locul de munca, prevenirea si raportarea fraudelor si neregulilor:
1.1.1. postarea pe retelele informatice locale existente a Codului de conduita etica a personalului militar si civil contractual din Ministerul Apararii Nationale, aprobat prin Ordinul ministrului apararii nationale nr. M.94/2004*), precum si a altor coduri de conduita aplicabile in cadrul structurii, in functie de domeniul de activitate si/sau de categoriile de personal existente
1.1.2. aducerea la cunostinta a reglementarilor care guverneaza comportamentul la locul de munca, aplicabile in cadrul structurii (notificare e-mail, registrul privind prelucrarea ordinelor, tabel de luare la cunostinta etc.)
1.1.3. prelucrarea actelor normative specifice pentru respectarea disciplinei militare in armata
1.1.4. aducerea la cunostinta personalului structurii a modificarilor sau a noutatilor in domeniu
1.2. Consilierea etica si aplicarea unui sistem de monitorizare a respectarii normelor de conduita:
1.2.1. desemnarea, potrivit Legii nr. 7/2004 privind Codul de conduita al functionarilor publici, republicata, prin ordin de zi pe unitate (OZU), a unui consilier de etica pentru functionarii publici din cadrul structurii, responsabil pentru consiliere etica si monitorizarea respectarii normelor de conduita
1.2.2. aducerea la cunostinta a problemelor disciplinare aparute la nivelul armatei, publicate in buletinele informative ale armatei
1.2.3. depunerea, publicarea, monitorizarea si actualizarea declaratiilor de avere si de interese ale personalului de conducere si ale functionarilor publici
- Documentele prin care au fost aduse la cunostinta intregului personal reglementarile care guverneaza comportamentul la locul de munca
- Declaratiile de avere si interese
- Procedurile operationale
2.Standardul 2 - Atributii, functii, sarcini2.1. Elaborarea/Actualizarea documentelor privind misiunea si atributiile structurii
2.2. Aducerea la cunostinta intregului personal a documentelor actualizate privind misiunea si atributiile structurii
2.3. Stabilirea sarcinilor/atributiilor asociate posturilor in concordanta cu competentele decizionale necesare realizarii acestora
2.4. Repartizarea tuturor atributiilor structurii, prevazute de lege si de normele interne, personalului din compunerea structurii, prin fisele posturilor
2.5. Actualizarea fiselor posturilor in vederea repartizarii rationale si echilibrate a activitatilor/sarcinilor personalului
- Atributiile structurii
- Fisele posturilor
3.Standardul 3 - Competenta, performanta3.1. Ocuparea posturilor prin concurs, potrivit legii
3.2. Completarea fiselor posturilor cu date privind cunostintele si aptitudinile necesar a fi detinute de titulari in vederea indeplinirii sarcinilor/atributiilor
3.3. Intocmirea tabelului centralizator cu nevoile de pregatire pe categorii de personal (cursuri necesare pentru promovarea in cariera, cursuri de specialitate pentru indeplinirea atributiilor functionale) si modul de aplicare a nevoilor de pregatire
3.4. Elaborarea si realizarea de programe de pregatire profesionala a personalului de catre structurile de specialitate, conform nevoilor de perfectionare identificate
- Planul de pregatire a noilor angajati
- Tabelul cu nevoile de pregatire pe categorii de personal
- Documentatia care atesta ocuparea posturilor prin concurs, potrivit legii
- Procedurile operationale
4.Standardul 4 - Functii sensibile4.1. Inventarierea functiilor sensibile
4.2. Intocmirea listei cu salariatii care ocupa functii sensibile
4.3. Intocmirea planului pentru asigurarea rotatiei salariatilor din functii sensibile
4.4. Respectarea planului pentru asigurarea rotatiei salariatilor din functii sensibile
- Inventarul functiilor sensibile
- Lista cu salariatii care ocupa functii sensibile
- Planul pentru asigurarea rotatiei salariatilor din functii sensibile
5.Standardul 5 - Delegarea5.1. Stabilirea in scris a competentelor si a responsabilitatilor delegate, precum si a limitelor acestora
5.2. Asumarea responsabilitatii de catre personalul delegat, confirmata prin semnatura
5.3. Inscrierea in fisa postului a activitatii delegate
- Ordinul de zi pe unitate sau extrasul din acesta
- Fisele posturilor
6.Standardul 6 - Structura organizatorica6.1. Actualizarea si pastrarea, in conformitate cu normele specifice in domeniu, a statului de organizare al structurii
6.2. Asigurarea corespondentei dintre statul de organizare al structurii, registrul de evidenta pe functii si fisele postului
- Statul de organizare al structurii
- Diagramele de relatii
II. Performanta si managementul riscului
7.Standardul 7 - Obiective7.1. Stabilirea obiectivelor generale si a celor specifice ale structurii, conform actelor normative in domeniu, in functie de resursele avute la dispozitie, avand termene de realizare si indicatori de performanta atasati
7.2. Elaborarea inventarului activitatilor structurii
7.3. Stabilirea activitatilor individuale pentru fiecare salariat care sa conduca la atingerea obiectivelor structurii
- Planul cu principalele activitati
- Inventarul activitatilor structurii
8.Standardul 8 - Planificarea8.1. Repartizarea resurselor alocate astfel incat sa asigure activitatile necesare realizarii obiectivelor specifice compartimentului
8.2. Elaborarea si aprobarea documentelor de planificare si conducere in functie de obiectivele structurii
8.3. Actualizarea planurilor/programelor in functie de schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare
- Planul cu principalele activitati si/sau alte documente de planificare - Planul de asigurare si imbunatatire a calitatii activitatii (Programul de pregatire/ instruire a personalului)
- Programul anual al achizitiilor publice
- Planul de mentenanta
- Proiectul de buget
9.Standardul 9 - Coordonarea9.1. Adoptarea masurilor de coordonare a deciziilor si activitatilor structurii cu cele ale altor structuri, in scopul asigurarii convergentei si coerentei acestora
9.2. Realizarea de consultari permanente atat in cadrul structurilor, cat si intre structuri, in vederea coordonarii eficiente a activitatilor desfasurate, pentru indeplinirea obiectivelor
- Diagramele de relatii
- Procedurile operationale
10.Standardul 10 - Monitorizarea performantelor10.1. Primirea, in mod sistematic, de raportari despre activitatea structurii de catre comandantul/seful acesteia
10.2. Monitorizarea activitatilor in vederea indeplinirii obiectivelor cu ajutorul unor indicatori de performanta relevanti si specifici (calitate, cantitate, termen, cost, conducere, colaborare, lucru in echipa, mod de utilizare a resurselor etc.)
10.3. Evaluarea performantelor de catre comandantul/seful structurii
10.4. Reevaluarea indicatorilor atunci cand au loc modificari ale ipotezelor/ premiselor si, implicit, a obiectivelor
- Rapoartele de activitate
- Analiza starii structurii
- Aprecierile de serviciu anuale
11.Standardul 11 - Managementul riscului11.1. Identificarea si evaluarea principalelor riscuri asociate obiectivelor si activitatilor structurii care pot afecta eficacitatea si eficienta operatiunilor, respectarea regulilor, regulamentelor, increderea in informatiile financiare si de management intern si extern, protejarea bunurilor, prevenirea si descoperirea fraudelor
11.2. Intocmirea si actualizarea Registrului de riscuri la nivelul structurii
11.3. Intocmirea Planului privind implementarea masurilor de management al riscurilor
- Registrul de riscuri
- Planul privind implementarea masurilor de management al riscurilor
12.Standardul 15 - Ipoteze, reevaluari15.1. Formularea, in cadrul sedintelor de lucru, a ipotezelor/premiselor, acceptate prin consens, care stau la baza stabilirii obiectivelor
15.2. Reevaluarea obiectivelor atunci cand se constata modificari ale ipotezelor/premiselor
- Planul cu principalele activitati
III. Informarea si comunicarea
13.Standardul 12 - Informarea12.1. Stabilirea tipurilor de informatii si a nevoilor de informare in cadrul fiecarei structuri, pe nivele ierarhice, astfel incat, prin primirea si transmiterea informatiilor, sarcinile sa poata fi indeplinite
12.2. Stabilirea unui flux informational (diagrama de relatii) fiabil, in toate sensurile, inclusiv in relatiile cu exteriorul structurii
- Diagrama de relatii
- Procedurile operationale
14.Standardul 13 - Comunicarea13.1. Stabilirea unui sistem eficient de comunicare interna si externa care sa asigure o difuzare rapida, fluenta si precisa a informatiilor
13.2. Adaptarea procesului de comunicare la capacitatea utilizatorilor, in ceea ce priveste prelucrarea informatiilor si achitarea de responsabilitati in materie de comunicare
- Diagrama de relatii
- Procedurile operationale
15.Standardul 14 - Corespondenta si arhivarea14.1. Organizarea expedierii/primirii, a depozitarii si a lucrului cu documente pentru rezolvarea sarcinilor de serviciu si transpunerea acestor operatiuni in proceduri operationale
14.2. Aducerea la cunostinta intregului personal a legislatiei cu privire la corespondenta si arhivare
14.3. Planificarea si desfasurarea activitatii de testare a cunostintelor
- Procedurile operationale
- Rezultatele testarii
16.Standardul 16 - Semnalarea neregularitatilor16.1. Completarea fiselor posturilor cu atributii in ceea ce priveste semnalarea neregularitatilor care pot afecta indeplinirea obiectivelor
16.2. Asigurarea conditiilor necesare personalului de a semnala neregularitatile aparute, astfel incat aceste semnalari sa nu determine un tratament inechitabil si discriminatoriu fata de persoana in cauza
16.3. Efectuarea de cercetari pentru elucidarea neregularitatilor semnalate, stabilirea si aplicarea masurilor care se impun (cand este cazul)
- Fisele posturilor
- Documentele cercetarii (cand este cazul)
IV. Activitatile de control
17.Standardul 17 - Proceduri17.1. Stabilirea activitatilor care pot fi transpuse in proceduri de sistem/operationale
17.2. Elaborarea procedurilor de sistem/operationale si aducerea lor la cunostinta persoanelor cu atributii in domeniu
17.3. Respectarea codurilor de identificare stabilite la nivelul ministerului
17.4. Identificarea activitatilor/actiunilor/proceselor care necesita reevaluari sau noi proceduri
17.5. Efectuarea modificarilor aparute in urma analizei
17.6. Centralizarea procedurilor de sistem/operationale in format electronic de catre responsabilul pe linia controlului intern/managerial
17.7. Modificarea si actualizarea procedurilor de sistem/operationale, ca urmare a disfunctiilor constatate pe parcursul derularii activitatilor
- Inventarul activitatilor structurii
- Procedurile de sistem/operationale
- Registrul pentru evidenta procedurilor de sistem/operationale
18.Standardul 18 - Separarea atributiilor18.1. Stabilirea masurilor necesare pentru separarea atributiilor si responsabilitatilor, potrivit legii
18.2. Exercitarea de catre persoane diferite a functiilor de initiere, verificare si aprobare a operatiunilor
- Atributiile structurii
- Fisele posturilor
19.Standardul 19 - Supravegherea19.1. Implementarea si evaluarea eficacitatii mijloacelor de control si supraveghere impuse pentru realizarea obiectivelor stabilite
19.2. Comunicarea atributiilor, a responsabilitatilor si a limitelor de competenta atribuite fiecarui salariat
19.3. Efectuarea evaluarii periodice a activitatii intregului personal
19.4. Verificarea si aprobarea rezultatelor muncii obtinute in diverse etape de realizare a operatiunii
- Procedurile operationale
- Aprecierile de serviciu anuale
20.Standardul 20 - Gestionarea abaterilor20.1. Analizarea modului de reglementare a gestionarii abaterilor fata de politicile sau procedurile stabilite in cadrul structurii si la nivelul fiecarei microstructuri 20.2. Efectuarea unei analize periodice a circumstantelor si a modului cum au fost gestionate actiunile, in vederea desprinderii unor concluzii de buna practica pentru viitor- Lectii invatate
21.Standardul 21 - Continuitatea activitatii21.1. Asigurarea continuitatii activitatilor la nivelul fiecarei microstructuri in parte, prin intocmirea unui inventar al situatiilor care pot conduce la discontinuitati in activitate si al masurilor care sa previna aparitia lor
21.2. Efectuarea demersurilor de incadrare pe functiile disponibile la plecarea personalului din structura
21.3. Asigurarea existentei contractelor de service pentru intretinerea echipamentelor din dotare
21.4. Asigurarea existentei contractelor de achizitii pentru inlocuirea unor echipamente din dotare
- Inventarul situatiilor care pot conduce la discontinuitati in activitate si al masurilor care sa previna aparitia lor
- Ordinul de zi pe unitate prin care se numeste inlocuitorul la comanda al persoanelor cu functii de
conducere la plecarea acestora in concedii, misiuni etc.
- Contractele de achizitii
- Contractele de service
22.Standardul 22 - Strategii de control22.1. Definirea unei strategii de control si a tipurilor de control la nivelul structurii 22.2. Definirea tipurilor de control la nivelul structurii si al microstructurilor
22.3. Elaborarea planurilor de control care sa furnizeze asigurari pentru atingerea obiectivelor
22.4. Definirea modalitatilor de evaluare si valorificare a rezultatelor controalelor
- Planul de control
- Documente rezultate in urma executarii controlului
23.Standardul 23 - Accesul la resurse23.1. Crearea responsabilitatilor personalului pentru protejarea si folosirea corecta a resurselor avute la dispozitie
23.2. Emiterea documentelor de autorizare privind accesul persoanelor la resursele materiale, financiare si informationale
- Fisele posturilor
- Documentele de autorizare privind accesul persoanelor la resurse
V. Verificarea si evaluarea
24.Standardul 24 - Verificarea si evaluarea controlului24.1. Realizarea anual a operatiunii de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial la nivelul structurii:
24.1.1. intocmirea situatiilor trimestriale privind stadiul implementarii sistemului de control intern/managerial
24.1.2. intocmirea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial
24.1.3. Intocmirea Situatiei sintetice a rezultatelor autoevaluarii
24.1.4. Intocmirea Raportului asupra sistemului de control intern/managerial
- Situatiile trimestriale privind stadiul implementarii sistemului de control intern/managerial
- Chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial
- Situatia sintetica a rezultatelor autoevaluarii
- Raportul asupra sistemului de control intern/managerial
25.Standardul 25 - Auditul intern25.1. Executarea de misiuni de consiliere privind pregatirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al structurii
25.2. Asigurarea evaluarii independente si obiective a sistemului de control intern/managerial de catre structura de audit intern
25.3. Finalizarea actiunilor auditorului intern prin rapoarte de audit, in care se enunta punctele slabe identificate in sistem si se formuleaza recomandari pentru eliminarea acestora
25.4. Dispunerea de catre comandantul/seful structurii a masurilor necesare eliminarii punctelor slabe constatate de misiunile de audit, avand in vedere recomandarile din rapoartele de audit intern
- Documentele misiunii de audit

Niciun comentariu:

Trimiteți un comentariu