vineri, 7 septembrie 2012

Fisa standard 7 Functii sensibile


Fişa standardului 4 "Funcţii sensibile” conţine esenţa unui cadru de politică privind gestionarea funcţiilor sensibile prin oferirea, în limitele cadrului legal incident, a principiilor de bază legate de structurarea, clasificarea, înregistrarea, controlul şi schiţarea unei orientări concise pentru gestionarea şi rotaţia personalului din funcţiile- cheie.
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 reglementează ansamblul celor 25 de standarde de control intern/ managerial.
Standardele de control intern/managerial definesc un minimum de reguli de management, pe care toate entităţile publice trebuie să le urmeze.
Obiectivul standardelor este de a crea un model de control intern/managerial uniform şi coerent. Totodată, standardele constituie un sistem de referinţă, în raport cu care se evaluează sistemele de control intern, se identifică zonele şi direcţiile de schimbare.
Standardul 4 ‘’Funcţii sensibile” face parte din secţiunea (elementul - cheie) „Mediul de control” (cuprinde problemele legate de organizare, managementul resurselor umane, etică, deontologie şi integritate).
În descrierea standardului (regulă definitorie, aplicabilă domeniului de management la care se referă standardul, domeniu fixat prin titlul acestuia) se specifică faptul că entitatea publică identifică funcţiile considerate ca fiind sensibile şi stabileşte o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor care ocupă astfel de funcţii.
În cerinţele generale ale standardului (direcţiile determinante în care trebuie acţionat, în vederea implementării standardului), se precizeza că:
    În entitatea publică se întocmesc:
a)    inventarul funcţiilor sensibile;
b)   lista cu salariaţii care ocupă funcţii sensibile;
c)   planul pentru asigurarea rotaţiei salariaţilor din funcţii sensibile, astfel încât un salariat să nu activeze într-o astfel de funcţie, de regulă, mai mult de 5 ani;
     În inventarul funcţiilor sensibile sunt reflectate, de regulă, acele funcţii care prezintă risc semnificativ în raport cu obiectivele;
     Rotaţia personalului se face cu efect minim asupra activităţii entităţii publice şi a salariaţilor.
Trebuie subliniat că standardelor fiindu-le caracteristică o puternică interdependenţă, ele nu acţionează separat, în mod individual, ci, dimpotrivă, acţiunea lor este, de fiecare dată, conjugată, în funcţie de corelaţiile obiectiv existente între diferite standarde. Spre exemplu, între standardele 1 ‘’ Etică, integritate’’ şi 4 ‘’Funcţii sensibile’’, poate fi constatată existenţa unei interdependenţe strânse, obiective. În consecinţă, ordonatorul de credite/managerul general ar comite o gravă eroare în acţiunea sa de întărire a sistemului de control managerial, dacă nu ar aplica măsuri care să conducă la valorificarea şi maximizarea influenţelor potenţial benefice ale unor astfel de interdependenţe.
Etica, integritatea şi funcţiile sensibile sunt subiecte strâns interdependente şi asociate. Instituţiile guvernamentale, de exemplu, emit autorizaţii, colectează taxe, acordă scutiri, supraveghează respectarea reglementărilor şi aplică penalităţi sau amenzi, dacă este necesar. În general, aceasta înseamnă că managerul şi angajaţii trebuie să aibă un grad corespunzător de integritate personală şi profesională şi să fie conştienţi de importanţa activităţii pe care o desfăşoară, în ceea ce priveşte respectarea legilor, reglementărilor, regulilor şi politicilor specifice şi respectarea confidenţialităţii informaţiilor. Aceasta ar contribui la protejarea interesului public, în sens larg, dar şi împotriva riscurilor, a căror materializare ar provoca daune care pot fi aduse inclusiv siguranţei naţionale.
Trebuie menţionat că, în standardul 1 ‘’Etică, integritate’’ se precizează că entitatea publică asigură condiţiile necesare pentru ca angajaţii să cunoască reglementările care guvernează comportamentul acestora, prevenirea şi raportarea fraudelor şi a neregulilor. Valorile etice fac parte din cultura organizaţională a instituţiei publice. Instituţia publică trebuie să aibă un cod de conduită oficial, scris, care să fie un mijloc de comunicare uniformă a valorilor etice către toţi angajaţii.
Componenta 1.2 „Cerinţe generale" a acestui standard enunţă direcţiile determinante în care trebuie acţionat, în scopul aplicării acestuia, în relaţia cu integritatea personală şi profesională a angajaţilor. În plus, componenta 1.3 „Referinţe principale" cuprinde actele normative reprezentative, care conţin prevederi aplicabile subdomeniului de management identificat prin titlul standardului, în principal cele referitoare la: statutul şi codul de conduită al funcţionarilor publici, declararea şi controlul averilor, asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor şi funcţiilor publice, prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie.
Legea şi reglementarea emisă în aplicarea acesteia stabileşte condiţiile în care un funcţionar public desemnat (consilierul etic al integrităţii) poate îndeplini sarcinile care i-au fost stabilite. Pe scurt, acest angajat planifică, coordonează şi raportează cu privire la diferite activităţi prevăzute în lege.
Coordonatorul integrităţii ar trebui să consilieze managementul superior cu privire la aspecte legate de politica relevantă aplicabilă în domeniu.
Desemnarea coordonatorului integrităţiii (consilierului etic), stabilirea atribuţiilor sale şi perfecţionarea profesională a acestuia vor fi efectuate cu respectarea recomandărilor Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici (ANFP), prevăzute la art. 11 din Ordinul preşedintelui ANFP nr. 4.500/2008 emis pentru stabilirea unui cadru unitar privind metodele de completare şi transmitere a datelor şi informaţiilor referitoare la respectarea normelor de conduită de către funcţionarii publici şi la implementarea procedurilor disciplinare.
Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduită a funcţionarilor publici, republicată, stabileşte inclusiv rolul conducătorilor autorităţilor şi instituţiilor publice şi al consilierilor etici în coordonarea, monitorizarea şi controlul aplicării normelor de conduită profesională. Prezentăm, în acest sens, în rezumat, conţinutul principalelor prevederi ale art. 21 din această lege:
     alin. (1) stabileşte că, pentru aplicarea codului de conduită, conducătorii de autorităţi şi instituţii publice desemnează, ca persoană responsabilă, un funcţionar

public, de obicei din departamentul de resurse umane, cu atribuţii de consiliere etică şi monitorizare a respectării normelor de conduită;
       alin. (2) prevede că funcţionarul public, desemnat conform alin. (1) să aibă, ca atribuţie, acordarea de consultanţă şi asistenţă funcţionarilor publici, în scopul unei cât mai depline conformări la codul de conduită şi să raporteze, trimestrial, cu privire la respectarea regulilor de conduită de către funcţionarii publici din instituţie;
       alin. (3) dispune că atribuţiile acestui funcţionar public să fie stabilite printr-un act administrativ al şefului entităţii publice sau prin extinderea fişei postului cu atribuţiile specifice de consiliere şi monitorizare a respectării regulilor codului de conduită.
În Legea nr. 182/2002 sunt stabilite obligaţii, răspunderi şi sancţiuni privind protecţia informaţiilor clasificate. Această lege conţine multe prevederi legate de „funcţiile sensibile”; prin această lege sunt atribuite responsabilităţi şi sarcini entităţii publice. Aceste sarcini ar trebui să fie executate şi coordonate de consilierul etic.
Atunci când ne referim la funcţiile sensibile, avem în vedere articolul 10 din această lege, în care se stabileşte că:
    Instituţiile care deţin sau utilizează informaţii clasificate vor ţine un registru de evidenţă a autorizaţiilor acordate personalului, sub semnătură de primire a acestora;
   Fiecare autorizaţie se reverifică ori de câte ori este necesar să se garanteze că este conformă standardelor aplicabile funcţiei pe care respectiva persoană o ocupă.
De asemenea, articolul 7 al aceleiaşi legi prevede că persoanele care vor avea acces la informaţiile clasificate să fie verificate, în prealabil, cu privire la onestitatea şi profesionalismul lor, referitoare la utilizarea acestor informaţii.
Personalul anume desemnat pentru realizarea protecţiei informaţiilor clasificate se include într-un sistem permanent de pregătire şi perfecţionare, la intervale regulate, potrivit standardelor naţionale de protecţie.
5.       Funcţiile sensibile
r
Interfeţe, zone şi indicatori de risc
Folosind lista factorilor de risc menţionaţi mai jos, entitatea publică poate, prin propria evaluare a riscurilor, să identifice factorii de risc existenţi, pentru a stabili, pe această bază, ce funcţii ar trebui să fie calificate drept sensibile. În mod evident, cu cât apar mai mulţi factori de risc legaţi de o anumită funcţie, cu atât este mai mare riscul pentru integritate şi sunt necesare mai multe măsuri pentru a reduce riscurile identificate. Fiecare entitate are, în funcţie de circumstanţe, riscuri specifice. În general, factorii de risc care necesită atenţie sunt:
a)    acces la resursele materiale, financiare şi informaţionale, fără deţinerea unui document de autorizare;
b)     activităţi ce se exercită în condiţii de monopol, drepturi exclusive sau speciale;
c)   modul de delegare a competenţelor;
d)   evaluare şi consiliere, care pot implica grave consecinţe;
e)     achiziţia publică de bunuri/servicii/lucrări, prin eludarea reglementărilor legale în materie;
f)      neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a sarcinii de muncă atribuite;
g)    lucrul în relaţie directă cu cetăţenii, politicienii sau terţe persoane juridice;
h)   funcţiile cu competenţă decizională exclusivă.
După identificarea funcţiilor vulnerabile din entitate, aceasta are la dispoziţie trei opţiuni pentru a gestiona riscurile identificate, respectiv:
Rotaţia cadrelor este politica organizaţiei potrivit căreia angajaţii cu funcţii sensibile, după o perioadă prestabilită (de regulă, 5 ani) schimbă funcţiile.
Această măsură constă în separarea mandatelor şi a sarcinilor, pentru a preveni ca un angajat să fie supus unor riscuri semnificative de integritate. Trebuie evitată executarea, in mod exclusiv individual, a unor operaţiuni care determină riscuri semnificative de integritate. Acţionând in echipă, este evitat riscul de integritate, prin eroare, fraudă, încalcare a legislaţiei, precum şi riscul de a nu putea detecta aceste probleme.
Funcţiile sensibile impun verificarea antecedentelor. Verificarea candidaţilor în timpul procesului de recrutare şi selecţie diminuează posibilitatea de a angaja persoane care, într-o funcţie anterioară, nu au demonstrat un comportament integru. Astfel, reiterăm că articolul 7 alin. (1) al Legii nr. 182/2002 impune ca persoanele care au acces la informaţiile clasificate ca secrete de stat să fie verificate, anterior angajării, în ceea ce priveşte onestitatea şi profesionalismul, în legătură cu folosirea unor astfel de informaţii. Alineatele 2, 3 şi 4 ale aceluiaşi articol stabilesc reguli specifice pentru funcţionarii publici şi alte categorii de persoane. Legea nr. 182/2002 atribuie sarcini şi responsabilităţi Serviciului Român de Informaţii, de exemplu, cu privire la:
    coordonarea, în general, a activităţilor şi a măsurilor de control, referitoare la protecţia informaţiilor secrete de stat;
      dezvoltarea, în colaborare cu autorităţile publice, a standardului naţional pentru informaţiile clasificate şi a obiectivului de implementare;
     monitorizarea măsurilor luate de Guvern pentru implementarea prevederilor Legii nr. 182/2002.
Desigur că, în raport cu natura şi mărimea estimată a riscurilor identificate, asociate funcţiilor sensibile, entitatea publică poate aplica şi alte măsuri de control intern, apreciate ca fiind adecvate gestionării riscurilor respective, cum ar fi cele specifice standardelor 16 ‘’Semnalarea neregularităţilor’’ 19 ‘’Supravegherea’’; 22 ‘’Strategii de control’’; 23 ‘’Accesul la resurse’’.
În urma analizei informaţiilor de mai sus, sunt trase anumite concluzii, pentru o abordare coerentă a următoarelor subiecte.
Textul standardului 4 „Funcţii sensibile” şi al altor reglementări menţionate anterior implică, în mod clar, disponibilitatea unui cadru de politică care să conţină principiile de bază privind:
a)    identificarea, ordonarea, clasificarea şi reevaluarea funcţiilor sensibile;
b)   procedura de verificare a antecedentelor;
c)   procedura de recrutare, selecţie şi numire;
d)       sarcini şi competenţe decizionale ale responsabilului cu securitatea/ integritatea, legate de funcţiile sensibile;
e)      programarea unei rotaţii a persoanelor care ocupă fucţii sensibile, de regulă, o dată la 5 ani;
f)   controlul/monitorizarea executării politicii adoptate;
g)    instrucţiuni, orientări şi instrumente care facilitează cadrul de politică.
Datorită riscului crescut la care este supusă entitatea publică, în cazul existenţei funcţiilor sensibile, ordonatorul de credite/managerul general însuşi, sau, după caz, organul colectiv de conducere ce este investit cu o astfel de atribuţie trebuie să ia următoarele decizii:
a)   considerarea unei anumite funcţii drept funcţie sensibilă;
b)   autorizarea Serviciului Român de Informaţii să verifice candidatul;
c)   numirea angajatului respectiv, după ce a trecut prin procedura de verificare
şi selectare stabilită de lege.
O funcţie în care, în general, există posibilitatea de a produce daune securităţii entităţii publice şi/sau securităţii naţionale şi în care apar riscuri care se pot manifesta în atingerea obiectivelor entităţii este desemnată ca funcţie sensibilă. Ocuparea unei funcţii sensibile este posibilă dacă, din documentarea şi verificările efectuate, rezultă că sunt îndeplinite, integral, condiţiile stabilite în acest sens. Funcţia sensibilă şi verificarea antecedentelor (investigaţia de securitate) sunt asociate. Spre exemplu, următorii indicatori arată dacă un candidat este vulnerabil sau reprezintă un risc potenţial pentru siguranţă, în general:
a)   antecedente judiciare;
b)   activităţi subversive şi/sau antidemocratice;
c)   simptome de dependenţă, generatoare de acţiuni lipsite de integritate;
d)   vulnerabilitate financiară;
e)   supus influenţelor din exterior;
f)   comportament înşelător, fals şi secretos;
g)   comportament iresponsabil şi riscant.
Rezultatele investigaţiei de securitate vor indica, eventual, cât de substanţial este riscul. Ordonatorul de credite stabileşte, în final, funcţiile sensibile şi numeşte în aceste funcţii persoanele în cazul cărora verificarea efectuată are un rezultat pozitiv.
Textul componentei 4.2 „Cerinţele generale” din standardul 4 „Funcţii sensibile” este clar în ceea ce priveşte cerinţele pe care ar trebui să le îndeplinească orice entitate. În plus, art. 10 din Legea nr. 182/2002 stabileşte că, atunci când este vorba de informaţii clasificate, entitatea publică trebuie să ţină un registru de evidenţă al autorizaţiilor acordate personalului.
Se presupune că, în registrul fiecărei entităţi publice, va fi înregistrat numai un număr limitat de angajaţi. Pentru a respecta acest standard, trebuie să fie pregătit şi actualizat un registru al funcţiilor sensibile, care ar putea fi structurat conform următorului model:
Înregistrarea funcţiilor sensibile
Nu­
me­
le
Fişa postului
Nivel de sensibili­tate al funcţiei
Data numirii
Data rotaţiei
xx
x
xxx

1-1-2010
1-1-2015
xx
x
xxx



xx
x
xxx




Deoarece Oficiul Registrului Naţional al Informaţiilor Secrete de Stat păstrează liste ale înregistrărilor şi informaţii din această clasă în ceea ce priveşte menţinerea nivelurilor de clasificare, personalul verificat şi aprobat pentru a lucra cu informaţii secrete de stat şi registrele autorizaţiilor, este necesară o comparaţie între datele şi informaţiile definite de cele două organizaţii.
În acest caz, este eficient ca înregistrarea şi comparaţia cu Oficiul Registrului Naţional să fie făcută de coordonatorul integrităţii, deoarece acesta este calificat şi are toate informaţiile necesare pentru a actualiza registrul. În perioada de 5 ani, coordonatorul integrităţii informează managerii responsabili cu privire la apropierea expirării perioadei de 5 ani şi propune luarea unei măsuri. Periodic, coordonatorul integrităţii informează ordonatorul de credite în legătură cu situaţia, progresul şi finalizarea rotaţiei (individuale), necesare.
Încercând să răspundă unor cerinţe de ordin practic, prezenta expunere oferă entităţilor posibilitatea unei abordări eficiente a subiectului funcţiilor sensibile. Fiind concepută pentru uz general, are caracterul unor instrucţiuni uniforme şi practice, legate de identificarea, stabilirea şi gestionarea funcţiilor sensibile şi atribuirea responsabilităţilor asociate acestora, contribuind, astfel, la îmbunătăţirea monitorizării şi a controlului. Pe scurt, acest material reprezintă un instrument de sprijin în efortul managerial de gestionare a funcţiilor sensibile.
Pentru fiecare funcţie sensibilă, este necesară o abordare specifică (un cod propriu de conduită/manual) care, bazat pe principiile Fişei standardului 4, oferă o metodă executabilă şi sigură, inclusiv proceduri de lucru, care reduc riscurile şi contribuie la îmbunătăţirea procedurilor operaţionale sau de sistem şi, în final, la îndeplinirea, de către persoanele aflate în funcţie, a sarcinilor de muncă care le-au fost atribuite.
Scopul standardului 4 este de a garanta, ca instrument de prevenire, o înţelegere clară, structurată, transparentă a confidenţialităţii şi a funcţiilor sensibile şi de a reduce riscurile posibile asociate. În practică, se recomandă includerea conţinutului şi a principiilor standardului 4 într-un îndrumar concis, care ar trebui să conducă la:
a)   posibilitatea unei înţelegeri structurate, transparente, a funcţiilor sensibile;
b)     claritate, cu privire la cine este responsabil şi pentru ce, în legătură cu politica relevantă, implementare şi monitorizare;
c)      instrucţiuni practice, legate de identificarea, organizarea şi gestionarea funcţiilor sensibile şi atribuirea responsabilităţilor asociate;
d)     claritate, în legătură cu investigaţia de securitate (sponsor, investigator etc.);
e)   procedura de stabilire (şi aprobare) a funcţiilor sensibile;
f)   posibilitatea de personalizare a situaţiilor specifice (împreună cu o declaraţie de conformare sau explicare);
g)     un format pentru un „Registru al funcţiilor sensibile” şi un format pentru planul de rotaţie, o dată la 5 ani;
h)    proceduri pentru asigurarea obligatorie a documentelor secrete.
În funcţie de structura organizaţională, o abordare specifică produce cele mai bune şi tangibile rezultate pe termen scurt. În ceea ce priveşte funcţiile sensibile, acestea îndreaptă atenţia către examinarea activităţilor generatoare de riscuri semnificative şi a vulnerabilităţilor organizaţionale şi reprezintă, înainte de toate, o investigaţie preventivă. Scopul acesteia este de a identifica potenţialele vulnerabilităţi din organizaţie şi de a reduce vulnerabilitatea viitoare, prin diferite măsuri. Oferă, de asemenea, coordonatorului integrităţii, o asistenţă utilă şi folositoare, prin efectuarea acestor sarcini.
Mai mult, o astfel de abordare oferă posibilitatea de a elimina eventualele prezumţii, fără temei, în legătură cu respectivul subiect, şi de a oferi claritate şi transparenţă legate de responsabilităţile relevante şi sarcinile ordonatorului de credite.

Niciun comentariu:

Trimiteţi un comentariu