vineri, 7 septembrie 2012

FIŞA STANDARD 6 „STRUCTURA ORGANIZATORICĂ’



Prezenta fişă constituie un instrument de punere în aplicare a Standardului de control intern/managerial 6 "Structura organizatorică”, care face parte din Codul controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, republicat, aprobat prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005, cu modificările şi completările ulterioare. Acest standard este cuprins la secţiunea "Mediul de control”, element-cheie al controlului intern, care grupează probleme legate de organizare, managementul resurselor umane, etică, deontologie şi integritate.
Structura organizatorică, ca element organizaţional fundamental al entităţii publice, are un rol major, prin: definirea cadrului de acţiune şi determinarea factorilor generatori de eficienţă; precizarea cadrului profesional şi stabilirea locului şi rolului fiecărui compartiment; stabilirea atribuţiilor, sarcinilor şi responsabilităţilor; influenţarea procesului informaţional-decizional şi a eficienţei activităţilor.
1.   Definirea structurii organizatorice şi a principalelor sale componente
Prin structură organizatorică se înţelege configuraţia internă a unei entităţi publice formată din persoane, subdiviziuni organizatorice şi relaţii, astfel determinate încât să asigure premisele organizatorice adecvate realizării obiectivelor managementului public.
Scopul structurii organizatorice este acela de a divide activităţile entităţii publice în sarcini, care sunt efectuate de anumiţi angajaţi pentru a realiza obiectivele organizaţiei.
În temeiul actului normativ privind organizarea şi funcţionarea entităţii publice, managerul aprobă structura organizatorică, alcătuită din: departamente, direcţii generale, direcţii, servicii, birouri, posturi de lucru. Încadrarea cu personal de conducere şi personal de execuţie a acestor structuri se regăseşte în statul de funcţii al entităţii.
În orice entitate publică, structura organizatorică reuneşte două segmente, aflate într-o interdependenţă permanentă:
-         structura de conducere a entităţii publice, care reuneşte ansamblul personalului, compartimentelor şi relaţiilor organizatorice interne şi externe, constituite şi plasate în structura organizatorică astfel încât să asigure condiţiile necesare desfăşurării proceselor de management şi de execuţie prin care creşte gradul de satisfacere a interesului public;
-         structura de execuţie a entităţii publice, care este formată din ansamblul personalului, compartimentelor şi relaţiilor organizatorice interne şi externe, constituite cu scopul realizării şi furnizării de servicii publice specifice tipului de entitate publică.
Componentele primare, încorporate în cele două segmente ale structurii organizatorice, sunt următoarele:
-         postul - un ansamblu de sarcini, responsabilităţi şi competenţe ce revin, în mod curent, unei persoane pentru realizarea obiectivelor individuale;
-         funcţia - cuprinde mai multe posturi cu aceleaşi caracteristici generale;
-         compartimentul - un grup de persoane (minimum 2), care, sub o conducere unică, exercită atribuţii omogene şi/sau complementare ce asigură realizarea unor obiective specifice;
-          relaţiile organizatorice - legăturile care se stabilesc prin reglementări oficiale între componentele structurii organizatorice;
-          ponderea ierarhică - numărul persoanelor conduse nemijlocit de un manager;
-          nivelul ierarhic - poziţii succesive ale posturilor de management şi execuţie faţă de managerul general sau de cel mai important organism participativ de management.
În funcţie de particularităţile pe care le are fiecare domeniu de activitate, în sectorul public se identifică mai multe tipuri de structuri organizatorice. Cele mai frecvent întâlnite structuri organizatorice în entităţile publice din ţara noastră sunt următoarele:
-         structura ierarhic funcţională, caracterizată prin structurarea pe niveluri ierarhice;
-         structura teritorială, caracterizată de organizarea în raport cu unitatea administrativ-teritorială, axată pe un grad mare de flexibilitate şi pe diminuarea nivelurilor ierarhice;
-         structură mixtă, caracterizată printr-un mixt al caracteristicilor primelor două structuri.
În unele lucrări de specialitate se recomandă adoptarea unor structuri organizatorice plate, cu număr mic de niveluri ierarhice şi cu dezvoltare corespunzătoare pe orizontală, deoarece acestea facilitează buna comunicare şi integrare a componentelor structurale în sistemul de management al entităţii publice.
În vederea formalizării unei structuri organizatorice sunt utilizate următoarele documente:
a)   Regulamentul de organizare şi funcţionare (ROF), instrument de organizare folosit pentru descrierea detaliată a structurii organizatorice a organizaţiei, fiind structurat, de regulă, în două subdiviziuni principale:
-         prima parte, care cuprinde: informaţii privind baza legală a constituirii şi funcţionării entităţii; o succintă prezentare a obiectului de activitate; organigrama generală, organigrame parţiale ale principalelor componente ale organizării structurale (dacă este necesar); prezentări detaliate ale principalelor caracteristici organizaţionale (obiective specifice sau individuale, sarcini, autoritate şi responsabilităţi ale conducerii colective şi individuale);
-         a doua parte, care cuprinde descrierea în detaliu a compartimentelor şi a funcţiilor încorporate, pentru primele prezentându-se obiectivele şi atribuţiile acestora.
b)     Fişa postului, document organizatoric indispensabil fiecărui angajat, utilizat ca suport pentru evaluarea muncii acestuia, şi care prezintă în detaliu elementele cerute unui angajat pentru ca acesta să-şi poată exercita în condiţii normale activitatea. Fişa postului cuprinde:
-         denumirea şi obiectivele postului;
-         compartimentul din care face parte;
-         competenţele şi responsabilităţile;
-         cerinţe referitoare la studii, vechime şi aptitudini.
c)      Organigrama, este reprezentarea grafică a structurii organizatorice, fiind un element de informare şi analiză, care are ca obiectiv punerea în evidenţă a componentelor structurale: funcţii, compartimente, niveluri ierarhice, relaţii organizaţionale.
d)    Statul de funcţii, documentul sub formă de schemă generală, care cuprinde posturile, funcţiile, limitele de salarizare şi de încadrare ale personalului dintr-o instituţie.
Între standardul 6 ‘’Structura organizatorică ’’ şi celelalte standarde componente ale Codului controlului intern/managerial poate fi constatată existenţa unei interdependenţe strânse, obiective.
Din această perspectivă, managerii entităţilor publice, în demersurile lor de a implementa/dezvolta/perfecţiona propriile sisteme de control intern/managerial, aplică şi măsuri în scopul valorificării influenţelor potenţial benefice ale unor astfel de interdependenţe.
În acest sens, pentru exemplificare, prezentăm câteva din aspectele care reliefează interdependenţa dintre standardul 6 "Structura organizatorică” şi alte câteva standarde, astfel:
- Standardul 1 "Etica, integritatea”: organizaţiile trebuie sa dispună de o structură organizatorică formală adecvată, axată pe principii, reguli şi relaţii bine precizate şi unanim însuşite şi respectate de componenţii grupului.
-Standardul 2 "Atribuţii, funcţii, sarcini”: atribuţiile, funcţiile, sarcinile şi principalele responsabilităţi ale managementului şi ale personalului care participă la realizarea obiectivelor sunt stabilite prin ROF şi fişele posturilor.
-   Standardul 5 "Delegarea”: pentru îndeplinirea mandatului său, ordonatorul stabileşte o structură organizatorică, raporturi ierarhice şi de colaborare, sarcini de serviciu (competenţe). Actul de delegare îl reprezintă ROF, fişele posturilor şi, în unele cazuri, ordine exprese de a executa anumite operaţiuni. Prin urmare, funcţiunile managerului general sunt îndeplinite de compartimentele de specialitate, adică de entitatea publică.
- Standardul 7 "Obiective”: Obiectivele generale (strategice) reprezintă direcţiile majore de acţiune, respectiv punctul de plecare în conturarea unui sistem categorial de obiective ce vizează toate componentele procesuale şi structurale ale organizaţiei. Între obiectivele specifice şi activităţile derulate pentru realizarea acestora există o legătură directă; de aceea, atunci când se realizează o analiză a sistemului organizatoric, este obligatorie efectuarea unei analize corelative obiective - activităţi.
-      Standardul 8 "Planificarea”: structura organizatorică permite managerilor să aloce resurse către obiectivele definite prin plan.
-      Standardul 11 ’’Managementul riscului”: identificarea şi evaluarea riscurilor semnificative trebuie să se facă atât la nivel de ansamblu al unei entităţi publice, cât şi la toate nivelurile organizatorice ale acesteia, cu luarea în considerare a complexităţii structurii organizatorice, naturii activităţilor desfăşurate, calităţii personalului şi fluctuaţiei acestuia.
-    Standardele 12 „Informarea” şi 13 “Comunicarea”: modalitatea de comunicare între manager şi coordonaţi este stabilită în strânsă legătură cu structura organizatorică şi trebuie să aibă loc într-un sens mai larg şi care să implice toate activităţile şi toate structurile organizaţiei.
-     Standardul 17 „ Proceduri”: pentru activităţile ce se desfăşoară în fiecare compartiment din cadrul organizaţiei este necesar să fie elaborate proceduri scrise, astfel încât ocupantul fiecărui post să cunoască paşii pe care trebuie să îi parcurgă pentru realizarea activităţilor ce i-au fost repartizate prin fişa postului.
-    Standardul 18 “Separarea atribuţiilor”: conceperea şi funcţionarea sistemului organizatoric are la bază principiul de separare a atribuţiilor pe grupe omogene de activităţi şi eliminarea incompatibilităţilor şi a conflictelor de interese în realizarea sarcinilor.
În elaborarea structurii organizatorice se au în vedere funcţiile stabilite prin actul normativ de constituire, precum şi derularea unor analize periodice privind activităţile noi apărute sau posibilele suprapuneri de activităţi.
Structura organizatorică trebuie stabilită astfel încât să permită fluxul informaţional şi să răspundă la două cerinţe fundamentale: diviziunea muncii şi coordonarea. Aşadar, structura creată trebuie să repartizeze oamenii şi sarcinile în aşa fel încât să fie asigurate comunicarea, cooperarea, îndeplinirea sarcinilor, distribuirea resurselor şi luarea de decizii în modul cel mai eficace posibil.
Conform regulilor de management instituite prin standardul 6 “Structura organizatorică”, şi exprimate în “Cerinţe generale” ale standardului, direcţiile determinante în care trebuie acţionat în vederea implementării acestui standard sunt următoarele:
-         competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie să fie clare, coerente şi să reflecte elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor entităţii publice;
-         competenţa constituie capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea activităţilor specifice postului;
-         responsabilitatea reprezintă obligaţia de a îndeplini sarcinile şi se înscrie în limitele ariei de competenţă;
-         raportarea reprezintă obligaţia de a informa asupra îndeplinirii sarcinilor.
Elaborarea structurii organizatorice se realizează cu respectarea următoarelor principii:
-         supremaţia obiectivelor - fiecare subdiviziune organizatorică a entităţii trebuie să servească atingerii unor obiective precise şi judicios stabilite;
-         managementul participativ - constituirea şi funcţionarea unor organisme participative de management, crearea şi întreţinerea unui climat organizaţional şi motivaţional propice participării personalului la conducere;
-         flexibilitatea structurii organizatorice - adaptarea prin schimbare a structurii organizatorice la influenţele exercitate de mediul contextual;
-         asigurarea unei concordanţe depline între natura posturilor şi caracteristicile titularilor de posturi - „dotarea” posturilor de management şi execuţie cu personal cu competenţa necesară;
-         aplatizarea structurii organizatorice - apropierea managementului de execuţie prin reducerea numărului de niveluri ierarhice;
-          permanenţa managementului - presupune existenţa unui înlocuitor al managerului în absenţa acestuia;
-         armonizarea posturilor şi funcţiilor - definirea adecvată a sarcinilor, responsabilităţilor şi competenţelor posturilor şi ale funcţiilor, ca elemente de generalitate a posturilor;
-         varianta optimă - elaborarea structurii organizatorice în mai multe variante şi selectarea celei optime în funcţie de avantajele maxime pe care aceasta le oferă;
-         eficienţa structurii organizatorice - exprimă nevoia ca proiectarea structurii organizatorice să se facă prin comensurarea şi compararea cheltuielilor ocazionate de elementele structurii, cu efectele economice pe care le generează.
Etapele necesare pentru elaborarea unei structuri organizatorice sunt:
-         definirea sau redefinirea obiectivelor organizaţiei;
-         analiza situaţiei existente, cu deosebire a aspectelor care impun modificarea structurii organizatorice;
-         elaborarea variantelor posibile de structuri organizatorice;
-         evaluarea eficienţei variantelor şi alegerea celei optime.
Următoarele acţiuni sunt apreciate ca minim necesare în demersul organizaţiei de a elabora structura sa organizatorică, şi anume:
-         elaborarea documentelor organizatorice: ROF; organigrama; descrieri de funcţii; fişe de post;
-         comunicarea acestor documente către angajaţi;
-         elaborarea unei proceduri privind modul de întocmire a documentelor organizatorice;
-         evaluarea periodică a flexibilităţii şi conformităţii structurii organizatorice.
Rezultatele aşteptate ale efectuării acestui demers, de către organizaţie, sunt:
-            publicarea şi/sau comunicarea organigramei şi a ROF aprobate, angajaţilor;
-           fişele posturilor, avizate şi semnate;
-            procedura de sistem privind întocmirea/actualizarea ROF şi a fişelor posturilor;
-            analize periodice ale modului de organizare şi funcţionare şi propuneri de flexibilizare a activităţii.
Acţiunile (instrumentele de control intern/managerial) stabilite de manageri în vederea implementării standardului, responsabilii cu implementarea acestor acţiuni,
precum şi termenele de realizare se cuprind, pentru aplicare, în Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al entităţii publice.
Entităţile publice au obligaţia de a efectua autoevaluarea propriilor sisteme de control intern/managerial, în conformitate cu prevederile pct. 1.8 - 1.11 din „Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/managerial” - anexa nr. 4 la Ordinul nr.946/2005 al ministrului finanţelor publice, republicat, precum şi potrivit anexelor nr. 4.1 şi 4.2 la instrucţiunile menţionate.
Operaţiunea de autoevaluare, realizată de către conducerea entităţii publice, nu poate înlocui evaluarea realizată de compartimentul/structura de audit intern a entităţii, care are rolul de a evalua, pe baza unei metodologii specifice, şi de a da o asigurare fundamentală şi obiectivă managementului asupra gradului de funcţionalitate, atât pe ansamblul sistemului de control intern/managerial, cât şi pe fiecare formă concretă de manifestare a acestuia.
În scopul realizării operaţiunii de autoevaluare a implementării standardelor, fiecare compartiment din organigrama entităţii publice completează un chestionar de autoevaluare (după modelul prevăzut în anexa nr. 4.1. la OMFP nr. 946/2005, republicat). În chestionarul menţionat sunt precizate două criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului 6, astfel:
1.      Sunt efectuate analize la nivelul principalelor activităţi, în scopul identificării eventualelor disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fişele posturilor şi în stabilirea atribuţiilor compartimentului?
2.      Structura organizatorică asigură funcţionarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor proprii?
Fiecare răspuns, de tip „Da” sau „Nu” (înscris în coloana 2 a chestionarului), formulat la criteriile generale de evaluare, trebuie motivat (în coloana 3 „Explicaţie asociată răspunsului” a chestionarului), prin comentarii şi explicaţii realiste şi bine documentate, care să susţină
implementarea/implementarea parţială sau neimplementarea standardului.
Operaţiunea de autoevaluare a structurii organizatorice se realizează într-o dublă formă, prin:
-         autoevaluarea funcţionalităţii structurii organizatorice;
-         autoevaluarea laturii constructive a structurii organizatorice.
Următoarele aspecte sunt urmărite, atunci când se realizează autoevaluarea funcţionalităţii structurii organizatorice:
-         determinarea gradului în care structura organizatorică este stabilită corespunzător cu obiectivele entităţii;
-         evidenţierea capacităţii structurii organizatorice de a acoperi necesităţile de funcţionare ale entităţii în concordanţă cu cerinţele preconizate;
-         constatarea gradului de adaptabilitate a structurii organizatorice la modificările intervenite în exteriorul ei.
Autoevaluarea laturii constructive a structurii organizatorice presupune luarea în considerare şi analizarea aspectelor referitoare la:
-          numărul de compartimente;
-          numărul de niveluri ierarhice;
-          ponderea ierarhică pentru fiecare funcţiune, compartiment şi activitate.
De cele mai multe ori, în etapa de autoevaluare sunt detectate deficienţe ale sistemului organizatoric şi, mai cu seamă, ale structurii organizatorice, care impun schimbări manageriale de fond, ce nu se pot realiza decât prin reproiectare managerială. Dintre deficienţele mai semnificative, amintim:
-         delimitarea şi dimensionarea insuficientă a unor componente procesuale (funcţiuni, activităţi, atribuţii şi sarcini), extrem de importante în realizarea obiectivelor;
-          paralelisme în exercitarea de atribuţii şi sarcini, diluarea responsabilităţii, situaţii generate de definirea ambiguă a componentelor structural - organizatorice (posturi, funcţii, atribuţii şi sarcini);
-         flexibilitatea redusă şi eficienţa scăzută a structurii organizatorice;
-          utilizarea, cu prioritate, a documentelor organizatorice (ROF, organigrama, fişele de post) ca instrumente administrative, birocratice;
-         structurarea insuficientă a autorităţii şi responsabilităţii pe nivelurile ierarhice ale organizaţiei, ceea ce conduce la dificultăţi în implementarea deciziilor de management şi administrative;
-         dificultăţi în procesul de comunicare, ceea ce determină frecvenţa mare a distorsiunilor, filtrajelor şi redundanţelor, dar şi supraîncărcări ale canalelor sistemului informaţional;
-         fluxuri şi circuite informaţionale lungi.
Reproiectarea structurii organizatorice implică un demers laborios, structurat în acţiuni menite să asigure:
-         delimitarea şi dimensionarea corespunzătoare, în funcţie de volumul, complexitatea şi dificultatea obiectivelor, a componentelor procesuale implicate nemijlocit în realizarea acestora (sarcini, atribuţii, activităţi, funcţiuni);
-         determinarea necesarului de posturi şi funcţii (şi, în acest context, înfiinţarea/desfiinţarea/ comasarea de posturi);
-         înfiinţarea/desfiinţarea/comasarea de compartimente funcţionale şi operaţionale;
-         determinarea necesarului de personal, pe total şi pe structură socio- profesională, în funcţie de natura şi caracteristicile posturilor de management şi execuţie;
-         echilibrarea ponderilor ierarhice ale managerilor amplasaţi pe acelaşi nivel ierarhic;
-         reducerea, pe cât posibil, a numărului de niveluri ierarhice;
-         „îmbogăţirea” şi „lărgirea” posturilor;
-         proliferarea relaţiilor organizatorice de cooperare şi de autoritate de tip funcţional, ş.a.
Noua structură organizatorică, rezultată ca urmare a reproiectării manageriale, trebuie să îndeplinească câteva condiţii, dintre care cele mai importante sunt:
-         să corespundă scopului şi obiectivelor generale ale entităţii;
-         să fie suplă şi să cuprindă un număr cât mai redus de niveluri de conducere;
-         să definească cu claritate şi precizie funcţiile şi legăturile dintre funcţii, precizând atribuţiile, sarcinile, responsabilităţile angajaţilor;
-         să poată fi adaptată cu uşurinţă la noile obiective ale entităţii;
-         să fie economică, respectiv să necesite cheltuieli reduse de personal şi de gestiune.
Ulterior finalizării acţiunii de restructurare a structurii organizatorice, aceasta va fi monitorizată cu atenţie, cu luarea în considerare a modificărilor intervenite şi care impun revizuirea şi adaptarea structurii organizatorice la noile condiţii.

Niciun comentariu:

Trimiteți un comentariu