vineri, 7 septembrie 2012

Fişă Standard 18 „SEPARAREA ATRIBUŢIILOR”


_________ Fişă Standard 18 „SEPARAREA ATRIBUŢIILOR”___________________ 1._________ Consideraţii preliminare
Scopul prezentei fişe este acela de a prezenta o metodă prin care managementul operaţional poate fi eficientizat şi consolidat.
Entităţile publice sunt constituite pentru a realiza misiuni şi obiective, în raport cu care se concep, se reglementează şi se organizează activităţile destinate realizării acestora, misiuni care se regăsesc în actele normative de constituire, cum ar fi legi, hotărâri ale Guvernului, statute, regulamente interne etc. Scopurile sunt cunoscute şi sub denumirea generică de obiective.
Atingerea obiectivelor stabilite sau obţinerea rezultatelor aşteptate este grevată de incertitudine, care poate deveni o barieră în calea succesului sau o oportunitate. Incertitudinea există, indiferent de modul în care o percepem. Oricând pot apare situaţii sau evenimente, acţiuni sau inacţiuni, care au drept consecinţă neatingerea obiectivelor sau se pot constitui în oportunităţi ce trebuie exploatate. Astfel de probleme care pot apare şi care influenţează în sens negativ sau pozitiv obţinerea rezultatelor dorite, reprezintă riscurile.
Riscuri în realizarea obiectivelor entităţii publice pot apărea şi ca urmare a neimplementării standardului 18 "Separarea atribuţiilor”. Separarea atribuţiilor reduce riscul de fraudă, al manipulării intenţionate, al erorii şi îmbunătăţeşte verificarea (controlul).
Separarea atribuţiilor , decurge din cerinţa elementară ca nicio persoană sau verigă organizatorică să nu deţină controlul exclusiv asupra tuturor etapelor importante ale unei tranzacţii, activităţi sau operaţiuni.
Următoarele trei funcţii fundamentale sunt incompatibile în oricare entitate publică:
-   funcţia de autorizare (sau de decizie), care aparţine managerului general / ordonatorului de credite;
-   funcţia de înregistrare contabilă, care nu poate fi exercitată decât de contabil;
-   funcţia financiară, care constă în actul de plată sau de încasare, îndeplinită de un specialist în finanţe sau, după caz, de un casier.
A le atribui pe toate trei sau doar pe două dintre ele, unei singure persoane, determină asumarea unor riscuri importante privind securitatea activelor.
La aceste trei funcţii permanente şi incompatibile se adaugă: funcţia de control, aici cuvântul "control” având înţelesul exclusiv de verificare, ca activitate specializată; funcţia de deţinere, specifică persoanelor care deţin în gestiune bunuri fizice sau alte valori.
Organizarea, ca funcţie managerială, constituie un ansamblu de măsuri, metode, tehnici, mijloace şi operaţiuni prin care conducerea stabileşte în conformitate cu anumite principii, criterii, reguli şi norme, componentele procesuale (sarcina, atribuţia, activitatea) şi componentele structurale (postul, funcţia, compartimentul, nivelurile ierarhice şi relaţiile organizatorice), în vederea realizării obiectivelor fixate.
Structura organizatorică şi componentele sale, sunt cuprinse în Regulamentul de organizare şi funcţionare (ROF), document cu caracter normativ, elaborat şi aprobat la nivelul entităţii publice.
Atribuţia reprezintă un ansamblu de sarcini de acelaşi tip, necesare pentru realizarea unei anumite activităţi sau unei părţi a acesteia, care se execută periodic sau continuu şi care implică cunoştinţe specializate pentru realizarea unui obiectiv specific.
Activitatea constă în totalitatea atribuţiilor de o anumită natură, care determină procese de muncă cu un grad de omogenitate şi similaritate ridicat, cunoştinţele necesare realizării activităţii sunt din domenii apropiate, personalul utilizat putând avea astfel o pregătire profesională sensibil unitară; activitatea cuprinde atribuţii omogene ce revin compartimentelor entităţii.
Fişa postului reprezintă documentul care defineşte locul şi contribuţia postului în atingerea obiectivelor individuale şi organizaţionale, caracteristic atât salariatului cât şi instituţiei şi care precizează sarcinile şi responsabilităţile care îi revin titularului unui post.
Standardul 18 "Separarea Atribuţiilor” presupune separarea atribuţiilor privind efectuarea de operaţiuni între persoane, astfel încât atribuţiile de aprobare, control şi înregistrare să fie, într-o măsură adecvată, încredinţate unor persoane diferite, cum ar fi de exemplu: auditul intern şi controlul financiar trebuie să fie independente de managementul activităţilor; execuţia bugetară se bazează pe principiul separării atribuţiilor persoanelor care au calitatea de ordonator de credite de atribuţiile persoanelor care au calitatea de contabil; cu privire la exercitarea activităţii de control financiar preventiv propriu,conducerea este obligată să ia măsurile necesare pentru separarea atribuţiilor de aprobare, efectuare şi control al operaţiunilor, astfel încât acestea să fie încredinţate unor persoane diferite.
Standardele de control intern/managerial definesc un minimum de reguli de management, pe care toate entităţile publice trebuie să le urmeze.
Obiectivul standardelor este de a crea un model de control managerial uniform şi coerent. Totodată, standardele constituie un sistem de referinţă, în raport cu care se evaluează sistemele de control intern, se identifică zonele şi direcţiile de schimbare.
Standardul 18” Separarea atribuţiilor” face parte din secţiunea (elementul - cheie) „Activităţi de control”, secţiune care prezintă problematica managementului legată de documentarea procedurilor; continuitatea activităţilor; gestionarea abaterilor (excepţii de la proceduri); separarea atribuţiilor; supravegherea (monitorizarea).
În descrierea standardului se specifică faptul că, în cadrul entităţii publice elementele operaţionale şi financiare ale fiecărei acţiuni sunt efectuate de persoane independente una faţă de cealaltă, respectiv funcţiile de iniţiere şi verificare trebuie să fie separate.
În cerinţele generale ale standardului, care reprezintă direcţiile determinante în care trebuie acţionat în vederea implementării standardului, se precizează că:
-    separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor este una dintre modalităţile prin care se reduce riscul de eroare, fraudă, încălcare a legislaţiei, precum şi riscul de a nu putea detecta aceste probleme;
-    prin separarea atribuţiilor se creează condiţiile ca nicio persoană sau compartiment să nu poată controla toate etapele importante ale unei operaţiuni sau ale unui eveniment;
-   separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor între mai multe persoane creează premisele unui echilibru eficace al puterilor;
-      managerii entităţilor publice în care, datorită numărului mic de salariaţi, se limitează posibilitatea de aplicare a separării atribuţiilor şi responsabilităţilor, trebuie să fie conştienţi de riscuri şi să compenseze această limitare prin alte măsuri de control intern/managerial.
Operaţiunea de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al entităţii se realizează prin programarea şi efectuarea următoarelor acţiuni:
-     convocarea unei reuniuni a structurii cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică privind sistemul propriu de control intern/managerial, având ca obiect stabilirea măsurilor de organizare şi realizare a operaţiunii de autoevaluare;
-        completarea, de către fiecare compartiment din organigrama entităţii publice, a chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial.
Pentru pregătirea autoevaluării, conducătorul entităţii publice poate recurge la capacitatea de consiliere a compartimentului de audit intern, în condiţiile prevederilor Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 1.702/2005 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi exercitarea activităţii de consiliere desfăşurate de către auditorii interni din cadrul entităţilor publice, dar şi a altor structuri cu rol de îndrumare metodologică a implementării sistemului de control intern/managerial şi, după caz, la consilierea de către
controlorul delegat numit de ministrul finanţelor publice, să îşi exercite atribuţiile la respectiva entitate publică.
Scopul autoevaluării este de a stabili stadiul implementării standardului la nivelul entităţii publice. Pentru realizarea acesteia se parcurg următorii paşi:
         Completarea chestionarului de autoevaluare a stadiului implementării
standardelor de control intern/managerial
Managerii/persoanele care ocupă o funcţie de conducere în entitatea publică, vor formula răspunsuri pertinente la întrebările aferente standardului, cuprinse în chestionarul de autoevaluare a stadiului implementării standardelor de control intern/managerial.
Răspunsurile incluse în chestionar trebuie să vizeze, în primul rând, cerinţele generale precizate în standard, precum şi alte cerinţe specifice ţinând de domeniul standardului, mărimea şi specificul entităţii publice.
În continuare se prezintă o secţiune a chestionarului de autoevaluare, completată pentru standardul 18 "Separarea atribuţiilor”:
Compartiment.........................
Conducător de compartiment
Numele şi prenumele, funcţia/semnătura/data
CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial la data de
Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului
Răspuns şi explicaţii
La nivelul compartimentului standardul este:

Da/Nu
Explicaţie asociată răspunsului
I/PI/NI
1
2
3
4
IV. ACTIVITATI DE CONTROL
Standardul 18 - Separarea atribuţiilor I
Funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor sunt funcţii separate şi exercitate de persoane diferite?
Da
-  au fost dispuse măsurile necesare pentru separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor conform legislaţiei în vigoare, pentru toate lucrările realizate la nivelul compartimentului(concepţie, analiză, sinteză, raportare, etc.);
-  în cadrul fişelor de post au fost definite responsabilităţile şi limitele de competenţă, asigurându-şi astfel, separarea atribuţiilor;
-   ordinele conducătorului entităţii publice pentru organizarea şi exercitarea CFPP (valabil pentru compartimentul fianciar- contabil).
Documente:Atribuţii compartimente, fişele posturilor, proceduri operaţionale,proceduri de sistem
Conceperea şi aplicarea procedurilor asigură separarea atribuţiilor?
Da
- în cadrul procedurilor elaborate la nivelul compartimentului, s-a asigurat separarea funcţiilor de iniţiere,verificare şi aprobare a operaţiunilor.

Răspunsurile şi explicaţiile asociate se completează în Chestionarul de autoevaluare de către fiecare compartiment din cadrul entităţii publice. Acestea vor formula răspunsurile la întrebări prin "da” sau "nu” (col. 2)., precum şi un comentariu motivat, constând într-o explicaţie realistă a situaţiei existente (col. 3).
Standardul la nivelul compartimentului se consideră a fi:
-     implementat (I), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "Da";
-   parţial implementat (PI), atunci când la cel puţin unul dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "Da";
-   neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "Nu".
Stadiul implementării standardului se consemnează în col. 4, pe linia corespunzătoare acestuia.
În Situaţia sintetică, se centralizează informaţiile din chestionarele de autoevaluare, semnate şi transmise de conducătorii de compartimente, se stabileşte stadiul implementării acestuia la nivelul entităţii publice şi în raport cu acestea, se evaluează şi stabilesc măsurile de control intern/managerial.
Situaţia sintetică se întocmeşte, conform modelului prezentat mai jos:
Preşedintele structurii
Numele şi prenumele/funcţia/semnătura/data
Situaţia sintetica a rezultatului autoevaluării stadiului de implementare a standardului
Denumirea
standardului
Numărul total al compartimentelor in care standardul este aplicabil
din care, compartimente în care standardul este:
La nivelul entităţii publice standardul este:
I
PI
NI
I/P I/NI
1
2
3
4
5
6
Standardul 18 "Separarea atribuţiilor”





Masuri de control intern/managerial de adoptat:.................................................................


La nivelul entităţii publice, standardul de control intern/managerial se consideră a fi:
-     implementat (I), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acestui standard, reprezintă cel puţin 90% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând;
-     parţial implementat (PI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, reprezintă între 41% şi 89% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând;
-    neimplementat (NI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, nu depăşeşte 40% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând.
În partea finală a Situaţiei se consemnează măsurile de control intern/managerial necesare a fi luate pentru implementarea standardului, în cazul în care se constată că acesta este parţial implementat sau neimplementat.
Măsurile/acţiunile concrete fixate de managerii entităţii publice pentru implementarea standardului, în cazul în care acesta este parţial implementat sau neimplementat, vor fi preluate din Situaţia sintetică a standardului, pentru aplicare, în Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/ managerial al entităţii publice, care în extras, poate fi prezentat pe următorul exemplu:
Entitatea publica.........................................
APROB Conducătorul entităţii publice Numele si prenumele
PROGRAMUL
de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al................ (entitatea publica)
perioada                                         
                                                                                         Obiectivul programului: Implementarea standardelor de control intern/managerial la nivelul........ (entitatea publica)
Standardul
Direcţii de acţiune
Acţiuni
Cine răspunde
Termen
Standardul 18
„Separarea
atribuţiilor”
- Asigurarea separării atribuţiilor şi responsabilităţilor în privinţa elementelor operaţionale şi financiare ale fiecărei acţiuni, respectiv separarea funcţiilor de iniţiere faţă de cele de verificare, astfel încât nicio persoană sau compartiment să nu poată controla toate etapele importante ale unei operaţiuni sau ale unui eveniment.
- Urmărirea de către conducerea compartimentelor din minister, a aplicării principiului separării funcţiilor de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor.
Conducătorii compartimentelor din minister.
Permanent
- Monitorizarea respectării separării atribuţiilor în conceperea şi aplicarea procedurilor elaborate pentru activităţile proprii.
Conducătorii compartimentelor din minister.
Permanent


Niciun comentariu:

Trimiteți un comentariu