marți, 4 septembrie 2012

Cerintele generale ale implementarii standardelor de control intern/managerial


Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 reglementează ansamblul celor 25 de standarde de control intern/ managerial.
Standardele de control intern/managerial definesc un minimum de reguli de management, pe care toate entităţile publice trebuie să le urmeze.
Obiectivul standardelor este de a crea un model de control intern/managerial uniform şi coerent. Totodată, standardele constituie un sistem de referinţă, în raport cu care se evaluează sistemele de control intern, se identifică zonele şi direcţiile de schimbare.


Trebuie subliniat că standardelor fiindu-le caracteristică o puternică interdependenţă, ele nu acţionează separat, în mod individual, ci, dimpotrivă, acţiunea lor este, de fiecare dată, conjugată, în funcţie de corelaţiile obiectiv existente între diferite standarde. Spre exemplu, între standardele 1 ‘’ Etică, integritate’’ şi 4 ‘’Funcţii sensibile’’, poate fi constatată existenţa unei interdependenţe strânse, obiective. În consecinţă, ordonatorul de credite/managerul general ar comite o gravă eroare în acţiunea sa de întărire a sistemului de control managerial, dacă nu ar aplica măsuri care să conducă la valorificarea şi maximizarea influenţelor potenţial benefice ale unor astfel de interdependenţe.

Standardul 1 Etica si integritatea

- Managerul şi salariaţii trebuie să aibă un nivel corespunzător de integritate (caracter integru; sentiment al demnităţii, dreptăţii şi conştiinciozităţii, care serveşte drept călăuză în conduita omului; onestitate, cinste, probitate) profesională şi personală şi să fie conştienţi de importanţa activităţii pe care o desfăşoară;
- Managerul, prin deciziile sale şi exemplul personal, sprijină şi promovează valorile etice şi integritatea profesională şi personală a salariaţilor.
Deciziile şi exemplul personal trebuie să reflecte:
- valorificarea transparenţei şi probităţii în activitate;
- valorificarea competenţei profesionale;
- iniţiativa prin exemplu;
- conformitatea cu legile, regulamentele, regulile şi politicile specifice;
- respectarea confidenţialităţii informaţiilor;
- tratamentul echitabil şi respectarea indivizilor;
- relaţiile loiale cu colaboratorii;
- caracterul complet şi exact al operaţiilor şi documentaţiilor;
- modul profesional de abordare a informaţiilor financiare;
- Salariaţii manifestă acel comportament şi dezvoltă acele acţiuni percepute ca etice în entitatea publică;
- Managerul şi salariaţii au o abordare pozitivă faţă de controlul financiar, a cărui funcţionare o sprijină.
Valorile etice fac parte din cultura entităţii publice şi constituie un cod nescris, pe baza căruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta, entitatea publică trebuie să aibă un cod de conduită oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniformă a valorilor etice a tuturor salariaţilor. Codul etic stabileşte care sunt obligaţiile rezultate din lege cărora trebuie să li se supună salariaţii, în plus peste cele rezultate ca urmare a
raporturilor de muncă: depunerea declaraţiei de avere, a declaraţiei pentru prevenirea conflictului de interese. Există şi cazuri în care legea prevede incompatibilităţi pentru ocuparea unor funcţii publice.
Codul de conduită a funcţionarilor publici este aprobat prin lege. La nivelul fiecărei instituţii, codul etic se aprobă de către conducător.
Pentru a putea acţiona în conformitate cu valorile entităţii publice, salariaţii au nevoie de sprijin şi de o comunicare deschisă, în special atunci când este vorba despre ajutorul acordat pentru rezolvarea dilemelor şi a incertitudinilor în materie de conduită adecvată.
Salariaţii entităţilor publice sunt liberi să comunice preocupările lor în materie de etică.
Managementul entităţii trebuie să creeze un mediu adecvat acestui tip de comunicare.
Conducerea trebuie să supravegheze comportamentul efectiv al salariaţilor din
subordine, referitor la standardul de etică şi integritate, şi să trateze în mod adecvat orice
abatere de la codul de conduită.

Standardul 2 Atribuţii, funcţii, sarcini

Atribuţiile entităţii publice pot fi realizate numai dacă sunt cunoscute de salariaţi şi
aceştia acţionează concertat;
- Fiecare salariat are un rol bine definit în entitatea publică, stabilit prin fişa postului;
- Sarcinile sunt încredinţate şi rezultatele sunt comunicate numai în raportul manager -
salariat - manager (şef - subaltern - şef);
- Managerii trebuie să identifice sarcinile în realizarea cărora salariaţii pot fi expuşi unor situaţii dificile şi care influenţează în mod negativ managementul entităţii;
- Managerul trebuie să susţină salariatul în îndeplinirea sarcinilor sale.
Managementul entităţii publice va comunica tuturor angajaţilor care sunt sarcinile entităţii, rezultate din actul normativ de organizare şi funcţionare. Totodată, se va îngriji ca aceste sarcini să se regăsească în Regulamentul de organizare şi funcţionare a entităţii publice, la care să aibă acces toţi salariaţii. Se vor întocmi şi se vor actualiza, ori de câte ori necesităţile o vor cere, fişele postului pentru toţi funcţionarii publici şi personalul contractual din entitatea publică. Aceasta este o obligaţie permanentă a fiecărui nivel de management.
Regulamentul de organizare şi funcţionare a entităţii se publică pe pagina de internet a entităţii publice.


Standardul 3 Competenta, performanta

Managerul asigură ocuparea posturilor de către persoane competente, cărora le încredinţează sarcini potrivit competenţelor, şi asigură condiţii pentru dezvoltarea capacităţii profesionale a salariatului.


- Managerul şi salariaţii au acele cunoştinţe, abilităţi şi experienţă care fac posibilă îndeplinirea eficientă şi efectivă a sarcinilor;
- Competenţa angajaţilor şi sarcinile încredinţate trebuie să se afle în echilibru permanent, stabil. Acţiuni pentru asigurarea acestuia:
- definirea cunoştinţelor şi deprinderilor necesare pentru fiecare loc de muncă;
- conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare definit;
- identificarea planului de pregătire de bază a noului angajat, încă din timpul procesului de recrutare;
- revederea necesităţilor de pregătire în contextul evaluării anuale a angajaţilor şi urmărirea evoluţiei carierei;
- asigurarea faptului că necesităţile de pregătire identificate sunt satisfăcute;
- dezvoltarea capacităţii interne de pregătire complementară formelor de pregătire externe entităţii publice;
- definirea politicii de pregătire/mobilitate;
- Performanţele angajaţilor se evaluează cel puţin o dată pe an şi sunt discutate cu aceştia de către realizatorul raportului;
- Competenţa şi performanţa trebuie susţinute de instrumente adecvate, care includ tehnica de calcul, software-urile, brevetele, metodele de lucru etc.;
- Nivelul de competenţă necesar este cel care constituie premisa performanţei.
*) Salariaţii entităţii publice trebuie să aibă cunoştinţele profesionale, competenţele, atribuţiile şi instrumentele necesare pentru a contribui la realizarea obiectului de activitate al entităţii publice.
Este stabilit prin lege că ocuparea posturilor unei entităţi publice se face prin concurs.
Acest lucru asigură premisele realizării sarcinilor entităţii de către persoane capabile şi competente, precum şi atingerea obiectivelor de viitor ale entităţii publice. Managementul entităţii publice evaluează continuu nevoile şi cerinţele acesteia, fapt care permite luarea unor decizii motivate în materie de formare, supraveghere, atribuire a sarcinilor şi de reorganizare. Conducerea poate recurge la servicii externe pentru a răspunde nevoilor care nu pot fi satisfăcute cu resursele entităţii publice. Formarea profesională poate fi axată pe acele competenţe care favorizează performanţele individuale şi pe abilităţile interpersonale care vizează luarea deciziilor şi învăţarea în grup.

Standardul 4 Funcţii sensibile

Entitatea publică identifică funcţiile considerate ca fiind sensibile şi stabileşte o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor care ocupă astfel de funcţii.

- În entitatea publică se întocmesc:
- inventarul funcţiilor sensibile;
- lista cu salariaţii care ocupă funcţii sensibile;
- planul pentru asigurarea rotaţiei salariaţilor din funcţii sensibile, astfel încât un salariat să nu activeze într-o astfel de funcţie, de regulă, mai mult de 5 ani;
- În inventarul funcţiilor sensibile sunt reflectate, de regulă, acele funcţii care prezintă risc semnificativ în raport cu obiectivele;
- Rotaţia personalului se face cu efect minim asupra activităţii entităţii publice şi a salariaţilor.

Standardul 5 Delegarea

Managerul stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe care le deleagă.

- Delegarea de competenţă se face ţinând cont de imparţialitatea deciziilor ce urmează a fi luate de persoanele delegate şi de riscurile asociate acestor decizii;
- Salariatul delegat trebuie să aibă cunoştinţa, experienţa şi capacitatea necesară efectuării actului de autoritate încredinţat;
- Asumarea responsabilităţii de către salariatul delegat se confirmă prin semnătură;
- Subdelegarea este posibilă cu acordul managerului;
- Delegarea de competenţă nu îl exonerează pe manager de responsabilitate.

Standardul 6 Structura organizatorică

Entitatea publică defineşte propria structură organizatorică, competenţele, responsabilităţile, sarcinile şi obligaţia de a raportapentru fiecare componentă structurală şi informează înscris salariaţii

- Competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie să fie clare, coerente şi să reflecte elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor entităţii publice;
- Competenţa constituie capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea activităţilor specifice postului;
- Responsabilitatea reprezintă obligaţia de a îndeplini sarcinile şi se înscrie în limitele ariei de competenţă;
- Raportarea reprezintă obligaţia de a informa asupra îndeplinirii sarcinilor.
În temeiul actului normativ privind organizarea şi funcţionarea entităţii publice, managerul aprobă structura organizatorică: departamente, direcţii generale, direcţii, servicii, birouri, posturi de lucru. Încadrarea cu personal de conducere şi personal de execuţie a acestor structuri se regăseşte în statul de funcţii al entităţii. Scopul acestei acţiuni este realizarea în bune condiţii de eficienţă şi eficacitate a obiectivelor entităţii.

Standardul 7 Obiective

Entitatea publică trebuie să definească obiectivele determinante, legate de scopurile entităţii, precum şi cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne şi să comunice obiectivele definite tuturor salariaţilor şi terţilor
interesaţi.

- Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea entităţii publice;
- Entitatea publică transpune obiectivele generale în obiective specifice şi în rezultate aşteptate pentru fiecare activitate şi le comunică personalului;
- Obiectivele trebuie astfel definite încât să răspundă pachetului de cerinţe "S.M.A.R.T."*);
- Fixarea obiectivelor reprezintă atributul managementului, iar responsabilitatea realizării acestora revine atât managementului, cât şi salariaţilor;
- Multitudinea şi complexitatea obiectivelor impun utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul de a facilita concretizarea responsabilităţilor, răspunderilor, de a asigura operativitate în cunoaşterea rezultatelor etc.
*) S - Precise (în limba engleză: Specific); M - Măsurabile şi verificabile (în limba engleză: Measurable and verifiable); A - Necesare (în limba engleză: Appropriate); R - Realiste (în limba engleză: Realistic); T - Cu termen de realizare (în limba engleză: Time-dependent).
Obiectivele generale ale oricărei entităţi publice se referă la realizarea unor servicii publice de bună calitate, în condiţii de eficienţă şi eficacitate maximă, astfel cum sunt prezentate aceste obiective în actul normativ care reglementează organizarea şi funcţionarea entităţii publice.

Standardul 8 Planificarea

Entitatea publică întocmeşte planuri prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile de a nu realiza obiectivele să fie minime.

- Planificarea este una din funcţiile esenţiale ale managementului;
- Planificarea se referă la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor. Având în vedere caracterul limitat al resurselor, repartizarea acestora necesită decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare;
- Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprimă planului un caracter dinamic.
Schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului;
- Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor variază în funcţie de diverşi factori, precum: mărimea entităţii publice, structura decizională a acesteia, necesitatea aprobării formale a unor activităţi etc.
- După orizontul de timp la care se referă, în general, se elaborează:
- planuri anuale;
- planuri multianuale.
- Specific planificării multianuale este stabilirea unei succesiuni de măsuri ce trebuie luate pentru atingerea obiectivelor.
Controlul este un mecanism necesar în raport cu planificarea, în sensul existenţei unui set clar de instrumente de măsurare care să poată indica - pe de o parte - care este progresul în realizarea obiectivelor şi - pe de altă parte - acţiunile corective, atunci când este necesar.

Standardul 9 Coordonarea

Pentru atingerea obiectivelor, deciziile şi acţiunile componentelor structurale ale entităţii publice trebuie coordonate, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora.
- Managementul asigură coordonarea deciziilor şi acţiunilor compartimentelor structurale ale entităţii publice;
- Atunci când necesităţile o impun, se pot organiza structuri specializate, care să sprijine managementul în activitatea de coordonare;
- Coordonarea influenţează decisiv rezultatele interacţiunii dintre salariaţi în cadrul raporturilor profesionale;
- Salariaţii trebuie să ţină cont de consecinţele deciziilor lor şi ale acţiunilor lor asupra întregii entităţi publice;
- Coordonarea eficientă presupune consultări prealabile, atât în cadrul structurilor unei entităţi publice, cât şi între structurile respective

Standardul 10 Monitorizarea performanţelor
Entitatea publică asigură, pentru fiecare politică şi activitate, monitorizarea performanţelor, utilizând indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate.
- Managementul trebuie să primească sistematic raportări asupra desfăşurării activităţii entităţii publice;
- Managementul evaluează performanţele, constatând eventualele abateri de la obiective, în scopul luării măsurilor corective ce se impun;
- Sistemul de monitorizare a performanţei este influenţat de mărimea şi natura entităţii publice, de modificarea/schimbarea obiectivelor sau/şi a indicatorilor, de modul de acces al salariaţilor la informaţii.
*) Monitorizarea performanţelor - supraveghere, urmărire, de către aparatul de conducere al entităţii publice, prin intermediul unor indicatori relevanţi, a performanţelor activităţii aflate în coordonare.

Standardul 11 Managementul riscului

Entitatea publică analizează sistematic, cel puţin o dată pe an, riscurile legate de desfăşurarea
activităţilor sale, elaborează planuri corespunzătoare, în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri, şi numeşte salariaţii responsabili în aplicarea planurilor respective.

- Orice acţiune sau inacţiune prezintă un risc de nerealizare a obiectivelor;
- Riscurile sunt acceptabile, dacă măsurile care vizează evitarea acestora nu se justifică în plan financiar;
- Riscurile semnificative apar şi se dezvoltă în special ca urmare a:
- managementului inadecvat al raporturilor dintre entitatea publică şi mediile în care aceasta acţionează;
- unor sisteme de conducere centralizate excesiv;
- Un sistem de control intern/managerial eficient presupune implementarea în entitatea publică a managementului riscurilor;
- Managerul are obligaţia creării şi menţinerii unui sistem de control intern/managerial sănătos, în principal, prin:
- identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea şi eficienţa operaţiunilor, respectarea regulilor şi regulamentelor, încrederea în informaţiile financiare şi de management intern şi extern, protejarea bunurilor, prevenirea şi descoperirea fraudelor;
- definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;
- evaluarea probabilităţii ca riscul să se materializeze şi a mărimii impactului acestuia;
- monitorizarea şi evaluarea riscurilor şi a gradului de adecvare a controalelor interne la gestionarea riscurilor;
- verificarea raportării execuţiei bugetului, inclusiv a celui pe programe.
*) Managementul riscului - metodologie care vizează asigurarea unui control global al riscului, ce permite menţinerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea publică, cu costuri minime.
Managementul riscului cuprinde o gamă largă de activităţi riguros definite şi organizate, plecând de la condiţiile de existenţă şi obiectivele fundamentale ale entităţii publice, precum şi analiza factorilor de risc într-o concepţie de funcţionare optimă şi eficientă.

Standrdul 12 Informarea
Entitatea publică stabileşte tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât managerii şi salariaţii, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile.
- Informaţia este indispensabilă unui management sănătos, unei monitorizări eficace, identificării situaţiilor de risc în faze anterioare ale manifestării acestora;
- Cultura entităţii publice*) are o incidenţă majoră asupra cantităţii, naturii şi fiabilităţii informaţiilor, ca şi în ceea ce priveşte lărgirea gamei acestora în domeniul valorilor etice,
politicii, puterii, responsabilităţilor şi obligaţiilor de raportare, obiectivelor entităţii publice,
planurilor etc.;
- Informaţia trebuie să fie corectă, credibilă, clară, completă, oportună, utilă, uşor de înţeles şi receptat;
- Managerul şi salariaţii trebuie să primească şi să transmită informaţiile necesare pentru îndeplinirea sarcinilor;
- Informaţia trebuie să beneficieze de o circulaţie rapidă, în toate sensurile, inclusiv în şi din exterior.
*) Cultura entităţii publice - forma de cultură organizaţională, ce reprezintă armonizarea valorilor individuale, în vederea orientării lor convergente spre realizarea obiectivelor fundamentale ale entităţii publice. Cultura reflectă atitudinea pe care o are entitatea publică faţă de schimbare.
Într-o entitate publică cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise şi prin standarde de etică socială şi de comportare. Acestea sunt relativ stabile în timp.
În entităţile publice există, în general, o cultură de tip normativ, în care accentul se pune pe urmărirea corectă a procedurilor, care sunt mai importante decât rezultatele. De asemenea, în acest tip de cultură organizaţională, standardele profesionale, morale etc.sunt ridicate.

Standardul 13 Comunicarea
Entitatea publică trebuie să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şi externă, care să asigure o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să ajungă complete şi la timp la utilizatori.
- Managerul asigură funcţionarea unui sistem eficient de comunicare;
- Prin componentele sale, sistemul de comunicare serveşte scopurilor utilizatorilor;
- Sistemul de comunicare trebuie să fie flexibil şi rapid, atât în interiorul entităţii publice, cât şi între aceasta şi mediul extern;
- Procesul de comunicare trebuie să fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, în ceea ce priveşte prelucrarea informaţiilor şi achitarea de responsabilităţi în materie de comunicare.

Standardul 14 Corespondenta, arhivarea

Fiecare entitate publică organizează primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei, astfel încât sistemul să fie accesibil managerului, angajaţilor şi terţilor interesaţi cu abilitare în domeniu.
- Corespondenţa trebuie să fie purtătoarea unor informaţii utile în interiorul şi în exteriorul entităţii publice;
- Corespondenţa utilizează purtători diferiţi ai informaţiei (hârtie, benzi magnetice, floppy, CD etc.) şi se realizează prin mijloace diferite (curierul, poşta, poşta electronică, fax etc.);
- Ponderea în care entitatea publică utilizează unul sau altul dintre purtători şi apelează la unul sau altul dintre mijloacele de realizare a corespondenţei este determinată de o serie de factori, cum ar fi: gradul de dotare internă şi/sau al terţilor, nivelul de pregătire al salariaţilor, urgenţa, distanţa, costul, siguranţa, restricţiile din reglementări etc.;
- În funcţie de tipul de purtător şi mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondenţă, operaţiunile de intrare, ieşire, înregistrare şi stocare trebuie adaptate corespunzător, pe baza unor planuri elaborate în acest sens, astfel încât, pentru fiecare caz, să poată fi reflectate cerinţele majore privind:
- asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondenţei;
- confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondenţei;
- stocarea (arhivarea) corespondenţei;
- accesul la corespondenţa realizată.

Standardul 15 Ipoteze, reevaluari

Fixarea obiectivelor ia în considerare ipoteze acceptate conştient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformării mediului, impune reevaluarea obiectivelor.
- Ipotezele se formulează în legătură cu obiectivele ce urmează a fi realizate şi stau la baza fixării acestora;
- Salariaţii implicaţi în realizarea unui obiectiv trebuie să fie conştienţi de ipotezele formulate şi acceptate în legătură cu obiectivul în cauză;
- Ipotezele de care salariaţii nu sunt conştienţi reprezintă un obstacol în capacitatea de adaptare;
- Reevaluări ale nevoilor de informare - concretizate în schimbări în ceea ce priveşte informaţiile necesar a fi colectate, în modul de colectare, în conţinutul rapoartelor sau al sistemelor de informaţii conexe - trebuie efectuate dacă se modifică ipotezele ce au stat la baza obiectivelor.


Standardul 16 Semnalarea neregularitatilor
Salariaţii, deosebit de comunicările pe care le realizează în legătură cu atingerea obiectivelor faţă de care sunt responsabili, au şi posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, să semnaleze neregularităţi, fără ca astfel de semnalări să atragă un tratament inechitabil sau discriminatoriu faţă de salariatul care se conformează unor astfel de proceduri.
- Managerii trebuie să stabilească şi să comunice salariaţilor procedurile corespunzătoare, aplicabile în cazul semnalării unor neregularităţi;
- Managerii au obligaţia să întreprindă cercetările adecvate, în scopul elucidării celor semnalate şi, dacă este cazul, să ia măsurile ce se impun;
- Salariaţii care semnalează, conform procedurilor, neregularităţi, de care, direct sau indirect, au cunoştinţă, vor fi protejaţi împotriva oricăror discriminări;
- Semnalarea neregularităţilor trebuie să aibă un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delaţiune;
- Managerul trebuie să promoveze respectul faţă de lege şi spiritul de încredere.
*) Realizarea acestui standard este un demers managerial extrem de dificil, în contextul aplicării valorilor culturii încrederii şi al asigurării unui mediu de moralitate în cadrul entităţii publice, dat fiind riscul de percepere a standardului ca fiind la interfaţă cu delaţiunea. Pentru ca acest risc să fie limitat, trebuie cultivat un sistem de valori bazat pe înţelegerea faptului că, în cadrul entităţii publice, toţi salariaţii exercită diverse nivele de management şi că au, în mod esenţial, aceleaşi obiective:
- de a realiza servicii publice de bună calitate, cu costuri minime, trebuincioase contribuabilului;
- de a-şi păstra locurile de muncă.
Într-un astfel de mediu se creează anticorpii necesari reechilibrării sistemului, în cazul producerii unor agresiuni din interiorul sau din exteriorul entităţii publice. Dacă nu se creează astfel de anticorpi, managementul trebuie să asigure descoperirea şi înlăturarea neregularităţilor, prin dialog liber cu membrii entităţii publice. Angajaţilor le revine sarcina ca, în cazul identificării unor dovezi în ceea ce priveşte existenţa unor posibile fraude, corupţie sau orice altă activitate ce poate afecta în sens negativ interesele majore ale entităţii publice, care depăşesc nivelul de competenţă al managementului propriu, sau în cazul în care sunt implicate nivele ale acestuia, să aducă respectivele dovezi la cunoştinţa organelor abilitate ale statului. În niciun caz un salariat care descoperă dovezi de acest gen şi acţionează pentru scoaterea lor la lumină nu trebuie sancţionat, şi nici recompensat. Acţiunea sa trebuie privită ca exercitarea unei îndatoriri profesionale.
Realizarea în practică a acestui standard se face şi cu ajutorul fişei postului.

Standardul 17 Proceduri
Pentru activităţile din cadrul entităţii publice şi, în special, pentru operaţiunile economice, aceasta
elaborează proceduri scrise, care se comunică tuturor salariaţilor implicaţi.
- Entitatea publică trebuie să se asigure că, pentru orice acţiune şi/sau eveniment semnificativ, există o documentaţie adecvată şi că operaţiunile sunt consemnate în documente;
- Documentaţia trebuie să fie completă, precisă şi să corespundă structurilor şi politicilor entităţii publice;
- Documentaţia cuprinde politici administrative, manuale, instrucţiuni operaţionale, checklists-
uri sau alte forme de prezentare a procedurilor;
- Documentaţia trebuie să fie actualizată, utilă, precisă, uşor de examinat, disponibilă şi accesibilă managerului, salariaţilor, precum şi terţilor, dacă este cazul;
- Documentaţia asigură continuitatea activităţii, în pofida fluctuaţiei de personal;
- Lipsa documentaţiei, caracterul incomplet sau/şi neactualizarea acesteia constituie riscuri în realizarea obiectivelor;
- Întocmirea şi urmărirea executării graficului de circulaţie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate din entitatea publică.
*) Există două accepţiuni cu privire la proceduri:
- aceea a procedurilor gen norme metodologice, precizări şi instrucţiuni, elaborate de către entitatea publică pentru organizarea aplicării unor reglementări de rang superior, aprobate de către conducătorul entităţii publice sau chiar de către Guvern (a se vedea, ca exemplu, art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002, cu modificările şi completările ulterioare);
- aceea a metodelor de lucru şi a procedurilor scrise, formalizate - care constituie obiectul acestui standard - specifice pentru fiecare entitate publică, referitoare la activităţile acesteia. Aceste proceduri trebuie să fie:
- scrise, respectiv formalizate. Cunoştinţele individuale şi colective trebuie stocate şi puse în ordinea care corespunde scopurilor entităţii publice;
- simple şi specifice. Procedurile scrise se constituie în instrument de lucru, pentru ca executanţii să cunoască normele legale ce trebuie respectate, pentru fiecare domeniu al entităţii publice;
- actualizate în mod permanent, în funcţie de evoluţia reglementărilor în materie;
- aduse la cunoştinţa executanţilor.

Standardul 18 Separarea atribuţiilor
Elementele operaţionale şi financiare ale fiecărei acţiuni sunt efectuate de persoane independente una faţă de cealaltă, respectiv funcţiile de iniţiere şi verificare trebuie să fie separate.
- Separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor este una dintre modalităţile prin care se reduce riscul de eroare, fraudă, încălcare a legislaţiei, precum şi riscul de a nu putea detecta aceste probleme;
- Prin separarea atribuţiilor se creează condiţiile ca nicio persoană sau compartiment să nu poată controla toate etapele importante ale unei operaţiuni sau ale unui eveniment;
- Separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor între mai multe persoane creează premisele unui echilibru eficace al puterilor;
- Managerii entităţilor publice în care, datorită numărului mic de salariaţi, se limitează posibilitatea de aplicare a separării atribuţiilor şi responsabilităţilor, trebuie să fie conştienţi de riscuri şi să compenseze această limitare prin alte măsuri.

Standardul 19 Supravegherea
Entitatea publică asigură măsuri de supraveghere adecvate a operaţiunilor, pe baza unor proceduri
prestabilite, inclusiv prin control expost, în scopul realizării în mod eficace a acestora.
- Managerul trebuie să monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura că procedurile sunt respectate de către salariaţi în mod efectiv şi continuu;
- Controalele de supraveghere implică revizuiri în ceea ce priveşte munca depusă de salariaţi, rapoarte despre excepţii, testări prin sondaje sau orice alte modalităţi care confirmă respectarea procedurilor;
- Managerul verifică şi aprobă munca salariaţilor, dă instrucţiunile necesare pentru a minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislaţia şi pentru a veghea asupra înţelegerii şi aplicării instrucţiunilor;
- Supravegherea activităţilor este adecvată, în măsura în care:
- fiecărui salariat i se comunică atribuţiile, responsabilităţile şi limitele de competenţă atribuite;
- se evaluează sistematic munca fiecărui salariat;
- se aprobă rezultatele muncii obţinute în diverse etape ale realizării operaţiunii.
*) Managementul entităţilor publice are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de organizare, atribuţiile ce îi revin pe linia supravegherii curente a activităţii, condiţiile de exercitare a acesteia şi răspunderile şi, de asemenea, să iniţieze, să aplice şi să dezvolte forme de control (supraveghere) flexibile şi eficiente, bazate cu deosebire pe autocontrolul, controlul mutual şi controlul ierarhic al salariaţilor.

Standardul 20 Gestionarea abaterilor
Entitatea publică se asigură că, pentru toate situaţiile în care, datorită unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor.
- În derularea acţiunilor pot apărea circumstanţe deosebite, care nu au putut fi anticipate şi care induc abateri ce nu permit derularea tranzacţiilor prin procedurile existente;
- Abaterile de la procedurile existente trebuie să fie documentate şi justificate, în vederea prezentării spre aprobare;
- Este necesară analiza periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate acţiunile, în vederea desprinderii unor concluzii de bună practică pentru viitor, ce urmează a fi formalizate.

Standardul 21 Continuitatea activităţii
Entitatea publică asigură măsurile corespunzătoare pentru ca activitatea acesteia să poată continua în orice moment, în toate împrejurările şi în toate planurile, cu deosebire în cel economico-financiar.
- Entitatea publică este o organizaţie a cărei activitate trebuie să se deruleze continuu, prin structurile componente. Eventuala întrerupere a activităţii acesteia afectează atingerea obiectivelor propuse;
- Situaţii diferite, care afectează continuitatea activităţii: mobilitatea salariaţilor; defecţiuni ale echipamentelor din dotare; disfuncţionalităţi produse de unii prestatori de servicii; schimbări de proceduri etc.;
- Pentru fiecare din situaţiile care apar, entitatea publică trebuie să acţioneze în vederea asigurării continuităţii, prin diverse măsuri, de exemplu:
- angajarea de personal în locul celor pensionaţi sau plecaţi din entitatea publică din alte considerente;
- delegarea, în cazul absenţei temporare (concedii, plecări în misiune etc.);
- contracte de service pentru întreţinerea echipamentelor din dotare;
- contracte de achiziţii pentru înlocuirea unor echipamente din dotare;
- Existenţa inventarului situaţiilor care pot conduce la discontinuităţi în activitate şi a măsurilor care să prevină apariţia lor.

Standardul 22 Strategii de control
Entitatea publică construieşte politici adecvate strategiilor de control şi programelor concepute pentru atingerea obiectivelor şi menţinerea în echilibru a acestor strategii.
- Există un raport de interdependenţă între strategiile, politicile şi programele elaborate pentru atingerea obiectivelor şi strategiile de control. Fără o strategie de control adecvată creşte riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica şi programele entităţii publice şi, deci, al nerealizării obiectivelor la nivelul exigenţelor preconizate;
- Strategiile de control sunt cu atât mai complexe şi mai laborioase cu cât fundamentarea şi realizarea obiectivelor entităţii publice sunt mai complexe şi mai dificile;
- Strategiile de control se supun conceptului de strategie, în general, acestea necesitând studii, în vederea stabilirii obiectivelor de control, a resurselor necesare, a pregătirii personalului de control, a îmbunătăţirii metodelor şi procedurilor de control, a modului de evaluare a controalelor etc.;
- Strategiile de control se referă şi la tipurile de control aplicabile situaţiei. În paleta largă a modalităţilor de control şi a criteriilor de clasificare a acestora, regăsim:
- activităţi de control: observaţia; compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor; coordonarea; verificarea; analiza; autorizarea; supervizarea; examinarea; monitorizarea etc.;
- clasificarea controlului în funcţie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total; control selectiv (prin sondaj);
- clasificarea controlului în funcţie de scopul urmărit: control de conformitate; control de perfecţionare; control de adaptare etc.;
- clasificarea controlului în funcţie de apartenenţa organelor de control: control propriu; control exterior;
- clasificarea controlului în funcţie de executanţi: autocontrol; control mutual; control ierarhic; control de specialitate;
- clasificarea controlului în funcţie de modul de execuţie: control direct; control indirect; control încrucişat;
- clasificarea controlului în funcţie de baza normativă: control normativ; control practic; control teoretic;
- clasificarea controlului în funcţie de interesul entităţii: control pentru sine; control pentru alţii;
- clasificarea controlului în funcţie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat;
- clasificarea controlului în funcţie de momentul efectuării acestuia: control ex-ante; control concomitent; control ex-post;
- etc.

Standardul 23 Accesul la resurse
Managerul stabileşte, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare şi informaţionale ale entităţii publice şi numeşte persoanele responsabile pentru protejarea şi folosirea corectă a acestor resurse.
- Restrângerea accesului la resurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora;
- Severitatea restricţiei depinde de vulnerabilitatea tipului de resursă şi de riscul pierderilor potenţiale, care trebuie apreciate periodic. La determinarea vulnerabilităţii bunurilor şi valorilor se au în vedere costul, riscul potenţial de pierdere sau utilizare inadecvată;
- Între resurse şi sumele înregistrate în evidenţe se fac comparaţii periodice (inventare).
Vulnerabilitatea bunurilor şi valorilor determină frecvenţa acestor verificări.

Standardul 24 Verificarea si evaluarea controlului
Entitatea publică instituie o funcţie de evaluare a controlului intern şi elaborează politici, planuri şi programe de derulare a acestor acţiuni.
- Managerul trebuie să asigure verificarea şi evaluarea în mod continuu a funcţionării sistemului de control intern şi a elementelor sale. Disfuncţionalităţile sau alte probleme identificate trebuie rezolvate operativ, prin măsuri corective;
- Verificarea operaţiunilor garantează contribuţia controalelor interne la realizarea obiectivelor;
- Evaluarea eficacităţii controlului se poate referi, în funcţie de cerinţe specifice şi/sau conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entităţii publice, fie la unele dintre acestea, opţiune care revine managerului;
- Managerul stabileşte modul de realizare a evaluării eficacităţii controlului.

Standardul 25 Auditul intern
Entitatea publică înfiinţează sau are acces la o capacitate de audit, care are în structura sa auditori
competenţi, a căror activitate se desfăşoară, de regulă, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului.
- Auditul intern asigură evaluarea independentă şi obiectivă a sistemului de control intern al entităţii publice;
- Auditorul intern finalizează acţiunile sale prin rapoarte de audit, în care enunţă punctele slabe identificate în sistem şi formulează recomandări pentru eliminarea acestora;
- Managerul dispune măsurile necesare, având în vedere recomandările din rapoartele de audit intern, în scopul eliminării punctelor slabe constatate de misiunile de auditare.

Niciun comentariu:

Trimiteți un comentariu