joi, 23 august 2012

Fisa Standard nr.24 "Verificarea şi evaluarea controlului intern"

Am considerat că este de o importanţă deosebită acordarea atenţiei cuvenite Standardului 24 deoarece este un rezumat, o punere în gardă pentru analiza instrumentelor, tehnicilor, metodelor pentru implementarea controlului intern în entitatea publică.
Materialul a fost cules de pe site-ul Ministerului Finantelor Publice, de aceea am sa-l pun în ghilimele.
"Fişă/ Standard 24 – “Verificarea şi evaluarea controlului”

1. Consideraţii preliminare. Introducere în domeniu Standardele de control intern/managerial reprezintă un ansamblu minimal de reguli de management care trebuie să fie aplicate în oricare entitate publică şi sunt reglementate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, republicat. Prin acest act normativ s-a realizat alinierea culturii manageriale a entităţilor publice din România la bunele practici internaţionale şi la sistemul de valori europene în materie de control financiar public intern.
Se poate spune că standardele furnizează bunele practici pe care managerii trebuie să le pună în aplicare.
Fişa Standardului nr. 24 „Verificarea şi evaluarea controlului” are ca scop prezentarea modului în care fiecare conducător al unei entităţi publice sau al unui compartiment îşi poate evalua eficacitatea sistemului propriu de control intern/managerial. Potrivit acestui standard, entitatea publică, trebuie să elaboreze un program/plan de evaluare şi verificare a funcţionării propriului sistem de control intern/managerial. Evaluarea eficacităţii şi eficienţei controlului intern se va referi fie la totalitatea obiectivelor entităţii publice, fie numai la unele
dintre acestea. Fiecare conducător de compartiment trebuie să efectueze, cel puţin o dată pe an, o verificare şi autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial instituit la acest nivel.
Standardul de control intern/managerial 24 „Verificarea şi evaluarea controlului” intră în inderdependenţă cu toate celelalte standarde.
2. Definiţii şi concepte
Autoevaluarea – se realizează atunci când managerii determină eficacitatea controalelor pentru activităţile aflate în responsabilitatea lor. Termenul este utilizat pentru a descrie evaluarea efectuată de personalul care operează controlul. Procedeul autoevaluării constituie un important instrument pedagogic de dezvoltare a culturii controlului intern în cadrul entităţii publice, făcându-i pe cei care ocupă o funcţie de conducere să fie conştienţi de datoria lor de a deţine un cât mai bun control asupra funcţionării entităţii.
Autoevaluarea este considerată a fi unul dintre mijloacele cele mai importante de creştere a calităţii şi durabilităţii controalelor interne.
În autoevaluare, persoanele responsabile îşi evaluează propriul subsistem de control intern, performanţele, rezultatele, interacţiunile şi procesele la care iau parte. Ceea ce se chestionează este propriul domeniu de responsabilitate. În autoevaluare persoanele care sunt subiectul evaluării şi cele care efectuează autoevaluarea sunt aceleaşi.
Autoevaluarea efectuată de către conducere, nu poate înlocui evaluarea realizată de structura de audit intern sau cea efectuată de către auditorii externi.
Cultura evaluării şi spiritul autoevaluării – procesul autoevaluării poate fi prevăzut ori planificat la un moment specific, de exemplu o dată pe an sau la sfârşitul unei faze.
Integrată în lucrul cotidian, ea contribuie la dezvoltarea unei culturi de evaluare şi a unui spirit de evaluator. Aceasta înseamnă că managerii se concentrează pe propriul lor domeniu de responsabilitate şi nu pe găsirea unui „ţap ispăşitor”. De asemenea, autoevaluarea, efectuată de către diferite structuri ale organizaţiei, devine un element de legătură între manageri şi promovează parteneriatul între aceştia.
Operaţiunea de evaluare constă în:
- analiza critică a instrumentelor specifice de control intern deja implementate, pentru a se putea constata în ce măsură acestea sunt eficace în stăpânirea riscurilor respective şi a se efectua corecţiile care se impun;
- conceperea şi definirea precisă a instrumentelor specifice de control intern necesar a fi implementate.
Evaluarea este funcţia managerială care constă în compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzală a principalelor abateri (pozitive şi negative) şi luarea unor măsuri cu caracter corectiv sau preventiv.
Fiecare entitate trebuie să implementeze o funcţie de evaluare, prin care să poată evalua ex-ante şi ex-post fiecare activitate. De asemenea, fiecare entitate trebuie să evalueze anual sistemul de control intern/managerial şi să îşi întocmească un raport cu privire la acesta.
Autoevaluarea controlului intern poate fi definită ca un proces în care eficacitatea controlului intern este examinată şi evaluată. Scopul este să se furnizeze o asigurare rezonabilă că toate obiectivele entităţii au fost realizate.
Deficienţa se referă la o situaţie care afectează capacitatea instituţiei de a-şi atinge obiectivele. O deficienţă poate fi, deci, un defect perceput, potenţial sau real sau o oportunitate de a consolida controlul intern pentru a spori probabilitatea că obiectivele generale ale instituţiei vor fi atinse.
2.1 Definirea componentelor standardului Standardul 24 „Verificarea şi evaluarea controlului” face parte din componenta de control intern (element-cheie) „auditarea şi evaluarea” care priveşte dezvoltarea capacităţii
de evaluare a controlului intern/managerial, în scopul asigurării continuităţii procesului de perfecţionare a acestuia. În cerinţele generale ale standardului, reprezentând direcţii determinante în care trebuie
acţionat în vederea implementării, se precizează că:
- Managerul trebuie să asigure verificarea şi evaluarea în mod continuu a funcţionării sistemului de control intern şi a elementelor sale. Disfuncţionalităţile sau alte probleme identificate trebuiesc rezolvate operativ, prin măsuri corective. În acest sens, se poate spune că verificarea şi evaluarea continuă sunt încorporate în
activităţile normale, determinate de funcţionarea entităţii. Ele includ activităţi de conducere şi supervizare regulate şi alte măsuri luate de personal în procesul de îndeplinire a sarcinilor. Ele se realizează continuu şi în timp real, se adaptează dinamic la condiţiile de schimbare şi sunt integrate în activităţile instituţiei. De
asemenea, verificarea şi evaluarea acoperă fiecare componentă a controlului intern şi implică măsuri pentru corectarea sistemelor de control intern nesistematice, neetice, neeconomice şi ineficiente.
- Verificarea operaţiunilor garantează contribuţia controalelor interne la realizarea obiectivelor;
- Evaluarea eficacităţii controlului se poate referi, în funcţie de cerinţele specifice şi/sau conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entităţii publice, fie la unele dintre acestea, opţiune care revine managerului. Controlul intern nu poate asigura atingerea obiectivelor generale doar prin el însuşi. Un sistem eficient de control intern
reduce probabilitatea de a nu atinge obiectivele, totuşi există întotdeauna riscul de nefuncţionare a sistemului de control intern deoarece acesta depinde de factorul uman. Proiectarea sa se confruntă cu constrângeri privind resursele, schimbări organizatorice şi atitudinea managementului, care pot avea un impact profund
asupra eficacităţii controlului intern. Evaluarea eficacităţii controlului intern cere o documentare adecvată, întrebări directe relevante, observarea procesului şi tehnicilor care stau la baza controlului şi evaluarea rezultatelor de autoevaluare.
- Managerul stabileşte modul de realizare a evaluării eficacităţii controlului.
3. Domeniul de aplicare
Sistemele de control intern, în mod uzual, sunt structurate să se verifice ele însele în permanenţă într-o anumită măsură.
Controlul este feedback-ul procesului managerial şi, prin acesta, impulsul acţiunii manageriale continue. Controlul se bazează pe compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzelor care determină abaterile constatate şi luarea măsurilor corective.
Scopul controlului este acela de creştere a eficienţei şi eficacităţii activităţii desfăşurate.
Aceasta înseamnă că procesul managerial, concretizat în funcţiile manageriale, are ca suport exercitarea continuă a funcţiei de evaluare –control.
Evaluările controlului intern variază în funcţie de domeniu şi frecvenţa acestora depinde de semnificaţia riscurilor controlate şi importanţa controalelor în reducerea riscurilor.
Cel mai bun moment pentru evaluarea controlului intern este atunci când totul merge „ca pe roate”. Cel mai prost moment este în timpul sau după o criză. O criză tinde să distorsioneze perspectiva normală şi ca urmare rezultatele vor fi ineficiente.
Evaluarea trebuie înţeleasă la nivelul fiecărei activităţi a entităţii şi la nivelul fiecărei componente a sistemului de control intern abordat. Deseori, evaluările iau forma autoevaluării şi verificărilor independente. Autoevaluarea ajută managementul să detecteze devreme problemele şi să minimalizeze costurile. În prezent este disponibilă o mare varietate de metodologii şi instrumente/mijloace de evaluare, incluzând chestionare şi
tehnici de flowscharting.
Autoevaluarea controlului intern este un instrument puternic de management, o metodă pentru asigurarea că sistemul de control al entităţii este solid, că managementul analizează obiectivele şi procesele, identifică riscurile în realizarea acelor obiective şi evaluează funcţionarea controalelor pentru diminuarea riscurilor identificate.
Autoevaluarea poate determina schimbările necesare în cultura controlului intern din sectorul public. Utilizarea acestui instrument implică necesitatea ca managerii şi personalul cu atribuţii de management să evalueze propriile lor activităţi şi proceduri şi să determine eficacitatea acestora în raport cu obiectivele de control intern adoptate. Acesta este un exerciţiu complex pentru entităţile care au început să înţeleagă noile concepte de responsabilitate managerială, de management şi control performant. Cu toate acestea,
personalul de conducere trebuie să fie convins de utilitatea unui astfel de exerciţiu, în special acolo unde există o lipsă de motivaţie şi de angajament din partea managerilor în a utiliza integral noile reguli de control intern. Acest instrument este extrem de folositor în procesul de înţelegere de către management a scopului controlului intern.
4. Premisele necesare implementării standardului
Autoevaluarea presupune ca fiecare entitate publică să-şi stabilească gradul de conformitate a controlului intern, să aibă un plan de acţiune care să identifice zonele care au nevoie de îmbunătăţiri şi să elaboreze un raport privind activitatea de control intern.
Dezvoltarea şi armonizarea unui sistem de control intern se bazează pe o metodologie cadru pentru autoevaluare care să fie adaptată specificului fiecărei entităţi publice.
Autoevaluarea nu este acelaşi lucru cu evaluarea realizată de către un audit iar succesul ei depinde de deschiderea spre critică şi autocritică.
Premisele autoevaluării sunt:
- Transmiterea chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial, către conducătorii tuturor compartimentelor/ structurilor organizatorice ale entităţii publice.
- Elaborarea răspunsurilor la chestionar, în care tipurile de întrebări abordează atât evaluarea eficacităţii controalelor existente cât şi culegerea de informaţii pentru îmbunătăţirea eficienţei acestora. Chestionarul este adresat tuturor nivelurilor de management. Întrebările incluse în chestionar vizează măsura în care, în primul
rând, cerinţele generale precizate în standarde, dar şi alte cerinţe specifice, ţinând cont de domeniul standardului, sunt puse în practică la nivelul entităţii.
- Formularea de răspunsuri fundamentate la întrebările din chestionar. Răspunsurile trebuie să se bazeze pe practicile curente nu pe ceea ce compartimentul crede ca ar trebui să răspundă şi nici pe ceea ce acesta intenţionează să implementeze în viitor.
- Consolidarea şi analiza rezultatelor, pe baza răspunsurilor formulate de manageri.
- Organizarea unei discuţii cu personalul de conducere pentru prezentarea rezultatelor şi schiţarea concluziilor.
- Elaborarea unui raport asupra sistemului de control intern/managerial, ca bază pentru un plan de acţiune pentru zonele identificate ca având nevoie de a fi îmbunătăţite.
De asemenea, Chestionarul cuprinde toate elementele-cheie ale controlului intern şi standardele de control intern/managerial aferente, respectiv :
- mediul de control (etica/integritatea, resurse umane, filozofia managementului, structura organizatorică şi responsabilitatea);
- managementul riscului (obiective cum ar fi identificarea şi analiza riscului, monitorizarea performanţei); prioritizarea resurselor, măsuri de control al riscului);
- informarea (corectitudine, rapiditate) şi comunicarea (internă şi externă);
- activităţile de control (separarea atribuţiilor, proceduri şi manuale de proceduri, supervizare, înregistrarea excepţiilor şi continuitatea operaţiunilor);
- auditul şi evaluarea (rolul auditului, frecvenţa cu care se realizează exerciţiul autoevaluării, reînnoirea metodologiilor şi raportarea deficienţelor).
În urma analizării răspunsurilor la acest chestionar, conducătorii compartimentelor consolidează rezultatul într-un raport asupra sistemului de control intern/managerial pe care îl înaintează conducerii entităţii.
Toate aspectele procesului de autoevaluare trebuie să fie documentate, să includă o metodologie de evaluare, sursele şi tipurile de informaţii utilizate, să existe corelări între răspunsurile la întrebările din Chestionar, deficienţele şi acţiunile corective recomandate. Pe baza rezultatelor autoevaluării, managementul trebuie să ia măsurile adecvate şi prompte pentru remedierea deficienţelor identificate. Totodată, managementul ar trebui să includă o analiză a măsurilor corective într-un proces de autoevaluare ulterioară pentru a determina dacă s-au obţinut rezultatele aşteptate.
5. Metodologia de implementare a standardului
Realizarea autoevaluării constituie principala formă de implementare a regulii de management definită de standardul 24 „Verificarea şi evaluarea controlului” din Codul controlului intern/managerial, conform căruia entitatea publică trebuie să instituie o funcţie de evaluare a propriului sistem de control intern/managerial, a cărei exercitare este în responsabilitatea fiecăreia dintre persoanele care ocupă o funcţie de conducere în entitatea publică. Această funcţie de autoevaluare nu poate fi nici confundată şi nici substituită de
evaluarea sistemului de control intern/managerial pe care o realizează compartimentul de audit public intern, pe baza unei metodologii specifice, în aplicarea standardului 25 „Auditul intern” şi a normelor care reglementează activitatea în acest domeniu.
Entităţile publice au obligaţia de a efectua anual operaţiunea de autoevaluare a propriilor sisteme de control intern/managerial, conform prevederilor Ordonanţei Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările ulterioare şi Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control
intern/managerial, republicat.
Autoevaluarea sistemului de control intern, efectuată periodic de manageri, cel puţin o dată pe an, previne funcţionarea defectuoasă a controlului intern, prin detectarea deficienţelor şi corectarea acestora. Totodată, autoevaluarea constituie pentru manageri un mijloc util şi eficace de a colabora la evaluarea procedurilor de control. Întregul proces de autoevaluare a sistemului/subsistemului de control intern/managerial trebuie să fie bine organizat, pragmatic şi să adauge valoare, nu să fie privită ca o „povară birocratică” şi în mod obligatoriu trebuie să fie susţinut de managementul superior. Modul în care conducerea superioară a unei entităţi acordă importanţă evaluării/autoevaluării controlului intern/managerial are un impact direct asupra eficacităţii acestuia. Tonul managementului superior influenţează modul cum managementul inferior şi angajaţii efectuează şi reacţionează la evaluare/autoevaluare. De exemplu, exprimarea unui ton pozitiv din partea
conducerii superioare referitor la sistemul de control intern/managerial şi importanţa autoevaluării are consecinţe directe atât asupra aşteptărilor cât şi a măsurilor care vor fi luate, dacă va fi cazul.
Operaţiunea de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial într-o entitate publică, presupune parcurgerea următorilor paşi:
1. dispunerea de către conducătorul entităţii publice, prin act de decizie internă, a programării şi efectuării de către fiecare compartiment din organigramă aflat în subordine, a operaţiunii de autoevaluare a sistemului/subsistemului de control intern/managerial.
2. convocarea unei reuniuni de lucru a structuri cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a sistemului de control intern/managerial, denumită în continuare Structură, în vederea stabilirii măsurilor de organizare şi realizare a operaţiunii de autoevaluare.
3. completarea de către fiecare compartiment din organigrama entităţii publice a
Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial”, model prevăzut în anexa nr. 4.1 la OMFP nr. 946/2005, republicat. Modelul de chestionar este unul general, aplicabil tuturor entităţilor publice, şi include un set de criterii minimale, în funcţie de care se evaluează/autoevaluează calitatea sistemelor de control intern/managerial din cadrul entităţilor publice, se identifică zonele de risc precum şi direcţiile de schimbare necesare. De asemenea, pe lângă criteriile generale propuse prin modelul de Chestionar, Structura poate defini şi include şi alte criterii specifice relevante, cum ar
fi:
- entitatea desfăşoară activităţi de monitorizare continuă a operaţiunilor zilnice sau ale activităţilor de control desfăşurate la toate nivelurile?
- entitatea iniţiază modificări asupra procedurilor sau instrucţiunilor în vederea îmbunătăţirii sistemelor de control?
- metodologia pentru evaluarea sistemului de control intern/managerial este logică şi adecvată?
- evaluarea proceselor de control permite atenuarea sau gestionarea riscurilor existente?
Chestionarul de autoevaluare se completează astfel:
o col. 1 - cuprinde 53 de criterii generale obligatorii care pot fi completate cu criterii specifice proprii;
o col. 2 - răspunsul la criteriul general de autoevaluare de tip „Da” sau „Nu”, iar în situaţia în care un standard nu este aplicabil unui compartiment se înscrie acronimul „NA”.
o col. 3 – se motivează răspunsul dat la întrebarea din col. 1 sau se motivează neaplicabilitatea standardului. Explicaţiile asociate răspunsurilor trebuie să fie temeinic documentate, să reflecte realitatea şi să aibe la bază metodologiile şi procedurile curente care se aplică. Nu este suficient ca răspunsurile să fie formulate exclusiv prin „Da” sau „Nu”, ci ele trebuie să conţină un comentariu esenţial, constând într-o apreciere calitativă când se răspunde cu „Da” şi relevarea cauzalităţilor principale atunci când răspunsul este „Nu”.
o col. 4 – la nivelul compartimentului un standard se consideră:
- implementat (I), când s-a răspuns cu “Da” la toate criteriile generale de evaluare aferente standardului;
- parţial implementat (PI), când s-a răspuns cu “Da” cel puţin la un criteriu general de evaluare;
- neimplementat (NI), când s-a răspuns cu “Nu”la toate criteriile generale de evaluare aferente standardului.
În urma completării chestionarului de autoevaluare, la nivelul fiecărui compartiment se desprind concluziile cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial, concluzii care pot îmbrăca următoarea formă: dintr-un total de 25 de standarde, au fost implementate _____ standarde, parţial implementate _____ standarde şi neimplementate _____ standarde.
De asemenea, în funcţie de standardele neimplementate, conducerea compartimentului identifică deficienţele subsistemului de control intern/managerial şi stabileşte măsurile viitoare, direcţii de acţiune şi acţiuni, necesare implementării acestor standarde.
4. Întocmirea Situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării, prevăzută în anexa nr. 4.2 la OMFP nr. 946/2005, republicat, de către Structură, în baza informaţiilor cuprinse în chestionarele de autoevaluare.
Situaţia sintetică a rezultatelor evaluării se completează astfel:
o se întocmeşte de Structură prin centralizarea informaţiilor din chestionarele de autoevaluare completate de către fiecare compartiment;
o pe primul rând se înscrie numărul total de compartimente din organigrama entităţii publice;
o în col. 2 se înscrie numărul de compartimente în care standardul este aplicabil;
o col. 6 reflectă modul cum este standardul la nivelul entităţii, respectiv:
implementat (I), parţial implementat (PI) şi neimplementat (NI).
Urmare completării situaţiei sintetice, se apreciază:
a) aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, care se realizează astfel:
    - sistemul este conform dacă sunt implementate toate cele 25 de standarde;
    - sistemul este parţial conform dacă sunt implementate între 13 şi 24 de standarde;
    - sistemul este neconform dacă sunt implementate mai puţin de 13 standarde.
b) măsurile care trebuiesc adoptate de conducerea entităţii publice în cazul în care sistemul de control intern/managerial este parţial conform sau neconform. În acest caz, conducătorul entităţii publice, trebuie să acorde prioritate acelor standarde parţial implementate/neimplementate şi să se impună dezvoltarea de către structură a unui nou program dedezvoltare a sistemului de control intern/managerial care într-un termen scurt/mediu săasigure implementarea acestor standarde.
5. Întocmirea Situaţiei centralizatoare trimestriale/anuale privind stadiul implementării sistemului de control intern/managerial la data de ..., capitolul II „Stadiul implementării standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelorautoevaluării la data de 31 decembrie 20...” model prevăzut în anexa nr. 3 la OMFP
nr. 946/2005, republicat.
Situaţia centralizatoare trimestrială/anuală privind stadiul implementării sistemului de control intern/managerial la data de ..., capitolul II:
- se întocmeşte şi se transmite entităţilor publice ierarhic superioare, anual;
- coloanele 8-10 se completează prin cumularea informaţiilor conţinute în col. 6 din
anexa nr. 4.2 Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării” din OMFP nr. 946/2005,
republicat;
- se transmite la Ministerul Finanţelor Publice – Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar şi control.
6. Întocmirea Raportului asupra sistemului de control intern/managerial la data de 31 decembrie 20..., semnat de către conducătorul entităţii publice, fundamentat pe baza datelor din chestionarele de autoevaluare şi din situaţiile centralizatoare anuale, este etapa finală a operaţiunii de autoevaluare. Formularul de raport prevăzut în anexa nr. 4.3 la OMFP nr. 946/2005, republicat, cuprinde numai declaraţiile minimale pe care trebuie să le formuleze conducătorul entităţii publice şi este forma oficială de asumare a responsabilităţii şi răspunderii manageriale.
De asemenea, conducătorul entităţii publice poate include în raport şi alte informaţii relevante cu privire la anumite elemente ale sistemului de control intern/managerial propriu.
Raportul aprobat de conducătorul entităţii publice, prin semnarea acestuia, se transmite la organul ierarhic superior odată cu situaţiile financiare anuale. Conducătorii instituţiilor publice care au calitatea de ordonatori principali de credite ai bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special transmit Raportul la Ministerul Finanţelor Publice – Unitatea centrală de armonizare a sistemelor
de management financiar şi control.
Aceste rapoarte sunt menite să precizeze dacă sistemele de control intern/managerial implementate pentru atingerea obiectivelor generale şi specifice sunt în conformitate cu standardele de control intern/managerial şi să ia măsuri pentru a corecta eventualele deficienţe identificate prin operaţiunea de autoevaluare.
Se poate trage concluzia că, din întreaga operaţiune de autoevaluare efectuată la nivelul entităţii, se pot defini atât punctele tari cât şi punctele slabe ale gradului de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial.
6. Avantajele procesului de autoevaluare
O entitate publică în care se practică autoevaluarea dispune de un proces formalizat şi documentat prin care conducerea, care este direct implicată, participă în mod structurat la o serie de acţiuni, precum:
- identificarea riscurilor existente;
- evaluarea proceselor de control care permit atenuarea sau gestionarea acestor riscuri;
- elaborarea de planuri de acţiune prin care să se aducă riscurile la niveluri acceptabile;
- estimarea probabilităţii ca obiectivele entităţii să fie atinse.
Procesul de autoevaluare prezintă o serie de avantaje:
o conducătorii compartimentelor dobândesc instruire şi experienţă graţie cărora pot evalua riscurile, pot asocia procesele de control şi managementul acestor riscuri şi pot spori şansele de îndeplinire a obiectivelor entităţii;
o controalele informale, denumite „soft” sunt mai uşor de identificat şi de evaluat;
o membrii personalului sunt motivaţi să-şi „însuşească” procesele de control existente în compartimentele lor, iar măsurile corective luate de Structură sunt uneori mai eficace şi mai rapide;
o întregul lanţ obiective – riscuri – controale din entitate face obiectul unei monitorizări mai bune şi al unor îmbunătăţiri continue;
o auditorii interni intervin în procesul de autoevaluare şi ajung să-l cunoască foarte bine, fie în calitate de animatori fie pentru a efectua o pregătire profesională privind conceptele care stau la baza programului de autoevaluare;
o auditul intern este mult mai bine informat despre procesele de control intern/managerial din cadrul entităţii. Prin urmare poate exploata aceste informaţii şi aloca resursele sale, care de obicei sunt reduse, examinării funcţiilor care prezintă puncte slabe sau riscuri reziduale importante;
o conducerea, având o responsabilitate mărită în ceea ce priveşte procesele de management şi de control în cadrul entităţii, va fi mai puţin tentantă să delege aceste responsabilităţi specialiştilor;
o cunoaşterea temeinică şi aprofundarea conceptelor controlului intern/managerial şi utilizarea lor pentru a comunica;
o are ca efect extinderea sferei de evaluare a proceselor de control intern/managerial în cadrul entităţii şi îmbunătăţirea calităţii măsurilor corective luate de responsabilii de proces;
o se pot valida o serie de concluzii rezultate din procesul de autoevaluare, informaţiile se pot sintetiza şi în baza acestora se pot formula opinii de ansamblu cu privire la eficacitatea controlului intern/managerial în cadrul entităţii.
Documentaţia prezentă încearcă să ofere personalului de conducere din entităţile publice o abordare mai detaliată a autoevaluării controlului intern/managerial astfel încât, să se poată identifica direcţiile de acţiune în scopul implementării cu succes a cerinţelor generale şi specifice ale standardului iar calitatea performanţei controlului intern/managerial să crească în timp."


                             INSTRUCŢIUNI
privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/managerial

    1. Prevederi generale
    1.1. În conformitate cu dispoziţiile art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, conducătorul fiecărei entităţi publice elaborează anual un raport asupra sistemului de control intern/managerial, denumit în continuare raport, întocmit potrivit formatului prevăzut în anexa nr. 4.3, care face parte integrantă din prezentele instrucţiuni.
    1.2. Raportul constituie forma oficială de asumare a responsabilităţii manageriale de către conducătorul entităţii publice cu privire la sistemul de control intern/managerial şi este documentul prin care instituţiile publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special furnizează Ministerului Finanţelor Publice informaţiile necesare elaborării raportului prevăzut de lege, care se prezintă Guvernului.
    1.3. Responsabilitatea managerială defineşte un raport juridic de obligaţie a îndeplinirii sarcinilor de către managerul entităţii publice sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune să exercite managementul în limitele unor determinări interne şi externe, în scopul realizării eficace, eficiente şi în conformitate cu dispoziţiile legale a obiectivelor stabilite, să comunice şi să răspundă pentru neîndeplinirea obligaţiilor manageriale în conformitate cu răspunderea juridică. Răspunderea managerială derivă din responsabilitatea managerului pentru toate cele 5 componente ale controlului intern/managerial în sectorul public: mediul de control; performanţa şi managementul riscului; informarea şi comunicarea; activităţi de control; auditarea şi evaluarea.
    1.4. Sintagma "entitate publică" este utilizată în înţelesul definit la art. 2 lit. m) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, astfel: "entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională, regie autonomă, societate comercială la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public".
    1.5. Raportul cuprinde declaraţii ale conducătorului entităţii publice cu privire la sistemul de control intern/managerial al entităţii, existent la data închiderii exerciţiului financiar.
    1.6. Declaraţiile formulate de conducătorul entităţii publice se întemeiază pe datele, informaţiile şi constatările rezultate din operaţiunea de autoevaluare a stării sistemului de control intern/managerial, controalele ex-post, rapoartele de audit intern, precum şi din recomandările rezultate din rapoartele de audit extern.
    1.7. În vederea elaborării raportului, conducătorul entităţii publice dispune programarea şi efectuarea de către conducătorii de compartimente aflaţi în subordine a operaţiunii de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial.
    1.8. Realizarea autoevaluării constituie principala formă de implementare a regulii de management definită de standardul 24 "Verificarea şi evaluarea controlului" din Codul controlului intern/managerial, conform căreia entitatea publică trebuie să instituie o funcţie de evaluare a propriului sistem de control intern/managerial, a cărei exercitare este în responsabilitatea fiecăreia dintre persoanele care ocupă o funcţie de conducere în entitatea publică. Această funcţie de autoevaluare nu poate fi nici confundată şi nici substituită de evaluarea sistemului de control intern/managerial pe care o realizează compartimentul de audit public intern, pe baza unei metodologii specifice, în aplicarea standardului 25 "Auditul intern" şi a normelor care reglementează activitatea în acest domeniu.
    1.9. Pentru pregătirea autoevaluării, conducătorul entităţii publice poate recurge la capacitatea de consiliere a compartimentului de audit intern, în condiţiile prevederilor Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 1.702/2005 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi exercitarea activităţii de consiliere desfăşurate de către auditorii interni din cadrul entităţilor publice, dar şi a altor structuri cu rol de îndrumare metodologică a implementării sistemului de control intern/managerial, şi, după caz, la consilierea de către controlorul delegat numit de ministrul finanţelor publice să îşi exercite atribuţiile la respectiva entitate publică.

   1.10. Operaţiunea de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al entităţii se realizează prin programarea şi efectuarea următoarelor acţiuni:
    a) convocarea unei reuniuni a structurii cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică privind sistemul propriu de control intern/managerial, denumită în continuare Structură, constituită prin act de decizie internă a conducătorului entităţii publice, în conformitate cu prevederile art. 3 alin. (1) din ordin, având ca obiect stabilirea măsurilor de organizare şi realizare a operaţiunii de autoevaluare;
    b) completarea de către fiecare compartiment din organigrama entităţii publice a "Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial", prevăzut în anexa nr. 4.1, care face parte integrantă din prezentele instrucţiuni, şi asumarea de către conducătorul de compartiment a realităţii datelor, informaţiilor şi constatărilor înscrise în acesta;
    c) întocmirea de către Structură (secretarul grupului SCIM) a Situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării, prevăzută în anexa nr. 4.2, care face parte integrantă din prezentele instrucţiuni, prin centralizarea informaţiilor din chestionarele de autoevaluare, semnate şi transmise de conducătorii de compartimente;
    d) aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, care se realizează astfel:
    - sistemul este conform dacă sunt implementate toate cele 25 de standarde;
    - sistemul este parţial conform dacă sunt implementate între 13 şi 24 de standarde;
    - sistemul este neconform dacă sunt implementate mai puţin de 13 standarde.
    1.11. Entitatea publică are obligaţia să elaboreze şi să păstreze pe o perioadă de cel puţin 5 ani documentaţia relevantă cu privire la organizarea şi funcţionarea sistemului de control intern/managerial propriu şi pe cea referitoare la operaţiunea de autoevaluare a acestuia.




2. Conţinutul raportului
    2.1. Formatul de raport cuprinde declaraţiile minimal obligatorii pe care trebuie să le formuleze conducătorul entităţii publice.
    2.2. Conducătorul entităţii publice poate(nu are caracter obligatoriu) include în raport şi alte informaţii referitoare la anumite elemente ale sistemului de control intern/managerial propriu, cum ar fi:
    a) informaţii şi constatări care să permită formularea unor aprecieri în legătură cu eficacitatea sistemului în exerciţiul financiar următor;
    b) prezentarea unor elemente considerate relevante în programul şi activitatea compartimentului de audit intern;
    c) stadiul implementării măsurilor/acţiunilor/etapelor prevăzute în programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;
    d) formularea unor rezerve privind eficacitatea sistemului de control intern/managerial, prin menţionarea uneia sau mai multor slăbiciuni semnificative ale sistemului, existente la data închiderii exerciţiului financiar, caz în care este obligatorie prezentarea măsurilor destinate înlăturării acestora, precum şi termenele de realizare aferente;
    e) analiza raportului cost/beneficiu la stabilirea şi aplicarea măsurilor de control intern/managerial.

   3. Aprobarea şi prezentarea raportului
    3.1. Raportul se aprobă prin semnarea acestuia de către titularul de drept al competenţei sau de către titularul unei competenţe delegate în condiţiile legii, în conformitate cu principiul responsabilităţii manageriale.
    3.2. Raportul conducătorului entităţii publice se transmite odată cu situaţia financiară anuală şi se prezintă organului ierarhic superior la termenele stabilite de acesta, în cadrul termenului prevăzut de lege.
    3.3. Au obligaţia de a prezenta Ministerului Finanţelor Publice - Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar şi control rapoarte anuale, întocmite conform prezentelor instrucţiuni, numai conducătorii entităţilor publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special.

Niciun comentariu:

Trimiteți un comentariu