joi, 12 iulie 2012

Fisa Standard 6 "Structura organizatorică"

"
Standard 6
    STRUCTURA ORGANIZATORICĂ

    6.1. Descrierea standardului
    Entitatea publică defineşte propria structură organizatorică, competenţele, responsabilităţile, sarcinile şi obligaţia de a raporta pentru fiecare componentă structurală şi informează în scris salariaţii.
    6.2. Cerinţe generale
    - Competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie să fie clare, coerente şi să reflecte elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor entităţii publice;
    - Competenţa constituie capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea activităţilor specifice postului;
    - Responsabilitatea reprezintă obligaţia de a îndeplini sarcinile şi se înscrie în limitele ariei de competenţă;
    - Raportarea reprezintă obligaţia de a informa asupra îndeplinirii sarcinilor.
    6.3. Referinţe principale*)
    - Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici, cu modificările şi completările ulterioare;
    - Actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice.
------------
    *) În temeiul actului normativ privind organizarea şi funcţionarea entităţii publice, managerul aprobă structura organizatorică: departamente, direcţii generale, direcţii, servicii, birouri, posturi de lucru. Încadrarea cu personal de conducere şi personal de execuţie a acestor structuri se regăseşte în statul de funcţii al entităţii. Scopul acestei acţiuni este realizarea în bune condiţii de eficienţă şi eficacitate a obiectivelor entităţii.

Fişă - Standardul 2 
„ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI „

I. Consideraţii preliminare – introducere în domeniu
Orice entitate publică este constituită pentru un scop  şi are o misiune pentru îndeplinirea căreia este preocupată în mod special. Totuşi, misiunea încredinţată nu poate  şi nu trebuie să fie îndeplinită cu orice preţ şi orice s-ar întâmpla. Există limite fixate de dispoziţiile legale, dar  şi de regulile de etică sau normele de comportament moral care trasează un cadru în perimetrul căruia trebuie să se plaseze activitatea acesteia.
Diversitatea entităţilor publice determinată de mărime, natura activităţii, mediu, structură juridică, etc, impune utilizarea unor sisteme de control intern/managerial adaptate dimensiunii, complexităţii  şi mediului specific al entităţii, dar care, în acelaşi timp, să fie guvernate de regulile minimale de management cuprinse în standardele de control intern/managerial. 
Controlul intern/managerial este un proces dinamic ce trebuie adaptat continuu la modificările cu care se confruntă  entitatea, indiferent de natura sau mărimea acesteia;  presupune implicarea directă a tuturor nivelurilor de  conducere şi a întregului personal în scopul  furnizării unei asigurări rezonabile că misiunea  şi obiectivele entităţii sunt îndeplinite în condiţii de eficienţă şi eficacitate.
Standardul 2 – Atribuţii, funcţii, sarcini, face parte din Secţiunea  „Mediul de control” care reprezintă temelia întregului sistem de control intern/managerial al unei entităţi publice şi subsumează problematica legată de organizare, managementul resurselor umane, deontologie  şi integritate. Mediul de control stabileşte baza pentru toate celelalte elemente  componente ale controlului intern, asigurând disciplina şi structura.
Standardelor de control intern/managerial le este caracteristică o puternică interdependenţă, ele nu acţionează separat, în mod individual, ci, dimpotrivă, acţiunea lor este, de fiecare dată, conjugată în funcţie de corelaţiile obiectiv existente între diferite standarde. În consecinţă, managerul general în acţiunea sa de întărire a sistemului de control intern/ managerial, ar trebui să adopte decizii  şi să iniţieze acţiuni care să conducă la  valorificarea  şi maximizarea influenţelor potenţial benefice  ale acestor
interdependenţe şi implicit la implementarea tuturor standardelor.
II. Clarificarea unor termeni utilizaţi în descrierea  şi cerinţele generale ale standardului
Având în vedere faptul că prezenta lucrare se doreşte a fi accesibilă unui spectru larg de cititori, vom prezenta în continuare  unele concepte care apar în S 2-Atribuţii, funcţii, sarcini, cu scopul de a facilita înţelegerea adecvată a unor termeni astfel încât, managementul să implementeze mai uşor cerinţele generale  şi să identifice zonele şi direcţiile  determinante în care  trebuie acţionat  în vederea aplicării corecte şi integrale a tuturor actelor normative aplicabile standardului. 
Aşa cum se precizează în descrierea acestui standard, managementul entităţii publice comunică tuturor angajaţilor   şi actualizează permanent documentul privind misiunea entităţii publice, regulamentele interne şi fişa postului.
Misiunea  este un concept complex care precizează identitatea entităţii publice şi legitimitatea existenţei sale în mediul organizaţional public, contribuind la crearea imaginii interne şi externe a entităţii.
Definirea cât mai exactă a misiunii entităţii publice axată pe explicitarea detaliată a raporturilor dintre management, salariaţi, mediul actual şi viitor permite să se înţeleagă motivul existenţei şi rolul fundamental al acesteia, funcţia sa economică şi socială care o diferenţiază de celelalte entităţi publice. 
Etapele necesare stabilirii misiunii entităţii sunt următoarele:
- analiza misiunilor precedente, a valorilor entităţii  şi verificarea concordanţei lor cu trendurile sectorului de activitate  şi cu influenţele mediului economic al entităţii;
- descrierea valorilor pe care entitatea le recunoaşte, a domeniilor de activitate şi a rolului asumat în cadrul societăţii, urmărindu-se ca cerinţele angajaţilor să fie satisfăcute;
- informarea  întregului personal cu privire la misiunea propusă şi actualizarea acesteia cu eventualele corecţii ce se impun datorită schimbării politicilor entităţii publice.
Personalul trebuie să cunoască misiunea încredinţată entităţii dar  şi a componentei structurale din care face parte, rolul fiecăruia în cadrul componentei structurale precum şi obiectivul pe care îl are de atins.
Regulamentele interne 
Realizarea misiunii entităţii publice sau realizarea unei anumite activităţi, presupune respectarea tuturor regulilor şi normelor care îi sunt aplicabile.
Pentru ca toate aceste reguli  şi norme să poată fi respectate, persoana responsabilă de îndeplinirea misiunii, dar şi personalul de execuţie direct implicat, trebuie să le cunoască cu exactitate.
Necunoaşterea tuturor regulilor  şi normelor ce trebuie respectate va avea drept rezultat fie neimplementarea, fie implementarea unor instrumente specifice de control intern care vor permite ca, în executarea misiunii, să fie posibilă comiterea de neregularităţi, contravenţii sau chiar infracţiuni.
Regulamentul de organizare şi funcţionare (ROF) este documentul cu caracter normativ prin care se reglementează structura organizatorică a entităţii publice şi a subdiviziunilor sale, se stabilesc şi se repartizează activităţile, atribuţiile, competentele, nivelurile de autoritate, responsabilităţile, mecanismele de relaţii. Documentul conţine o prezentare a atribuţiilor tuturor compartimentelor din structura organizatorică a entităţii, iar anexat sunt prezentate: organigrama, statul de funcţii, etc.
Regulamentul de ordine interioară (ROI), numit în Codul Muncii, Regulament intern, este documentul întocmit de entitate cu consultarea sindicatului sau reprezentanţilor salariaţilor, după caz, prin care se stabilesc reguli privind protecţia, igiena  şi securitatea în muncă în cadrul entităţii, reguli privind respectarea principiului nediscriminării  şi a înlăturării oricărei forme de încălcare a demnităţii, drepturile  şi obligaţiile angajatorului  şi ale salariaţilor, regulile privind disciplina muncii, abaterile şi sancţiunile  etc.
Fişa postului reprezintă documentul care defineşte locul şi contribuţia postului în atingerea obiectivelor individuale  şi organizaţionale, caracteristic atât individului cât şi entităţii şi care precizează sarcinile şi responsabilităţile care îi revin titularului unui post.
În general fişa postului cuprinde: denumirea postului, obiectivele individuale, sarcinile, competenţele, responsabilităţile, relaţiile cu alte posturi, cerinţele specifice privind pregătirea, calităţile, aptitudinile  şi deprinderile necesare realizării obiectivelor individuale stabilite pentru postul respectiv.
Obiectivele individuale sunt exprimări cantitative sau calitative ale scopului pentru care a fost creat  şi funcţionează postul respectiv. Aceste obiective se realizează prin intermediul sarcinilor, ca urmare a competenţei profesionale, a autonomiei decizionale şi a autorităţii formale de care dispune persoana angajată pe postul respectiv.
Responsabilitatea asociată unui post reprezintă obligaţia morală şi legală ce revine angajatului de a-şi îndeplini obiectivele, la nivelul cerinţelor de calitate şi eficienţă necesare.
Structura fişelor de post trebuie astfel stabilită încât să devină unul din principalele suporturi pentru organizarea şi gestionarea întregului personal, precum şi un instrument util în evaluarea performanţelor şi responsabilizarea angajatului.
Funcţia reprezintă totalitatea posturilor care au caracteristici asemănătoare din punct de vedere al sarcinilor, obiectivelor, competenţelor, responsabilităţilor şi procedurilor.
Funcţiile pot fi:
-  de conducere caracterizate printr-o sferă largă de responsabilităţi  şi competenţe în legătură cu misiunea ce trebuie îndeplinită şi implică previziunea, organizarea, antrenarea, stimularea  şi controlul altor persoane;
-  de execuţie caracterizate prin obiective individuale limitate cărora le sunt asociate competenţe şi responsabilităţi mai reduse, iar sarcinile încorporate nu implică luări de decizii asupra activităţii altor persoane.
Sarcina  este cea mai mică unitate de muncă individuală şi reprezintă acţiunea ce trebuie efectuată pentru realizarea unui obiectiv primar asociat acesteia; realizarea unei sarcini fără atribuirea de competenţe adecvate nu este posibilă; de asemenea, atribuirea de sarcini presupune fixarea de responsabilităţi.
Competenţa este capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea sarcinii.
Responsabilitatea este obligaţia de a îndeplini sarcina atribuită a cărei neîndeplinire atrage sancţiunea corespunzătoare tipului de răspundere juridică.
Atribuţia  reprezintă un ansamblu de sarcini de acelaşi tip, necesare pentru realizarea unei anumite activităţi sau unei părţi a acesteia, care se execută periodic sau continuu şi care implică cunoştinţe specializate pentru realizarea unui obiectiv specific. 
Activitatea constă în totalitatea atribuţiilor de o anumită natură, care determină procese de muncă cu un grad de omogenitate  şi similaritate ridicat, cunoştinţele necesare realizării activităţii sunt din domenii limitate, personalul utilizat putând avea astfel o pregătire profesională sensibil unitară; activitatea cuprinde atribuţii omogene ce revin compartimentelor entităţii.
           
            III. Măsuri în vederea implementării standardului
 
În orice entitate publică pentru realizarea unei structuri organizatorice raţionale şi eficiente trebuie să se respecte următoarele cerinţe:
− să acopere întregul spectru de activităţi din organizaţie; să distribuie aceste activităţi astfel încât să se evite suprapunerile şi paralelismele;
− să asigure continuitate şi fluiditate în realizarea activităţilor;
− să asigure respectarea unităţii de conducere la fiecare nivel, pe cât posibil, respectiv fiecare subordonat să aibă un singur şef direct;
  să fie flexibilă, în sensul de a se putea adapta uşor diferitelor cerinţe,cum ar fi: amplificări în cazul dezvoltării entităţii, reduceri de posturi în cazul restructurării ori comasării unor compartimente.
Principalele direcţii în care trebuie acţionat în vederea implementării standardului sunt precizate în cerinţele generale.
Atribuţiile entităţii publice pot fi realizate numai dacă sunt cunoscute de personal şi se acţionează concertat în scopul îndeplinirii misiunii entităţii.
Fiecare activitate (înscrisă în “Lista activităţilor entităţii”), prin care sunt realizate atribuţiile compartimentelor şi implicit atribuţiile entităţii publice, este raţional să fie dusă la îndeplinire în cadrul unei politici bine definite. De exemplu: pentru conducătorul compartimentului de resurse umane trebuie sa existe o politică de personal, iar în cazul compartimentului de achiziţii publice sau a celui de relaţii publice vor fi definite o politică de achiziţii, respectiv o politică de relaţii publice. 
Odată adoptată, fiecare politică determină în mod nemijlocit dispozitivele de control intern pe care managerul trebuie să le identifice şi să le integreze în totalitatea activităţilor, astfel încât, să reducă riscurile proprii cu impact negativ în realizarea obiectivelor.
Nu este suficient ca managerul, la orice nivel s-ar afla, să fi înţeles misiunea pe care o are de îndeplinit, ci el trebuie să ştie şi cum să acţioneze pentru cunoaşterea şi impunerea factorilor de reuşită şi a regulilor ce trebuie respectate de către întregul personal din subordine. Obiectivele entităţii sunt fixate în funcţie de misiunea ce trebuie îndeplinită: relaţia dintre obiective  şi misiune este atât de strânsă încât obiectivele definite fără o misiune clar stabilită sau o misiune fără obiective conduc la o activitate
dezordonată şi neperformantă.
Aprecierea factorilor de reuşită, exprimaţi prin necesităţi, respectiv tot ceea ce trebuie făcut pentru reuşita misiunii trebuie să se facă identificând atât ceea ce este implementat  şi urmează a fi îmbunătăţit, cât  şi ceea ce lipseşte. Pentru constatarea situaţiei existente este necesară efectuarea unei analize critice, detaliate, de către fiecare manager de compartiment, a tuturor activităţilor desfăşurate în cadrul compartimentului şi a încadrării cu personal, în scopul:
- delimitării  şi dimensionării corespunzătoare, funcţie de volumul, complexitatea  şi dificultatea obiectivelor pe care le are de realizat, a componentelor procesuale (atribuţii, funcţii, sarcini) implicate nemijlocit în realizarea acestora;
- stabilirii necesarului de posturi  şi funcţii, context în care poate propune înfiinţarea/ desfiinţarea/comasarea de posturi;
- determinării necesarului de personal, pe total  şi structură socioprofesională, funcţie de natura şi caracteristicile posturilor de conducere şi de execuţie.
Elementele de analiză evidenţiate permit managerilor să cunoască cu precizie sarcinile specifice fiecărui post  şi, de asemenea, detectarea situaţiilor anormale când sunt identificate sarcini pe care nu le îndeplineşte nimeni, sarcini realizate de două sau mai multe persoane diferite şi uneori şi într - o manieră diferită, sarcini inutile sau sarcini contradictorii. Pentru a fi completă această analiză trebuie să fie ataşată organigramei, precizându-se relaţiile structurale ale titularului postului: de cine depinde şi cine depinde de el; de unde primeşte elementele necesare îndeplinirii sarcinii sale; cui transmite
rezultatul muncii sale. 
Constatarea  şi conştientizarea situaţiei existente este de datoria conducătorului de compartiment care a acceptat misiunea încredinţată şi care are datoria impunerii factorilor de reuşită pe care-i consideră necesari. Totodată, managerii trebuie să identifice sarcinile noi şi dificile sau sarcinile în realizarea cărora salariaţii pot fi expuşi  unor situaţii conflictuale, să-i susţină în îndeplinirea acestora, astfel încât fiecare sarcină complexă  să fie soluţionată ”cel mai bine” de către acela căruia i-ar fi fost greu să o ducă la bun sfârşit singur.
În acest context, urmare a analizei efectuate, conducătorul de compartiment va actualiza şi va întocmi, ori de câte ori necesităţile o cer fişele posturilor pentru personalul din subordine, cu toate sarcinile activităţii specifice postului respectiv, în mod secvenţial, dacă este posibil,  şi le va comunica titularilor.
De asemenea, la propunerea responsabililor de compartimente, managementul entităţii publice trebuie să actualizeze documentele privind misiunea şi atribuţiile fiecărei componente a structurii sale organizatorice  şi să comunice întregului personal orice actualizare a acestora.
IV.  Autoevaluarea stadiului implementării standardului
Conducătorii tuturor entităţilor publice au obligaţia de a elabora, anual, un raport asupra sistemului de control intern/managerial care cuprinde declaraţii, formulate de acesta, în baza datelor, informaţiilor  şi constatărilor rezultate din operaţiunea de autoevaluare a stării propriului sistem de control intern/managerial, în conformitate cu prevederile anexei nr. 4 la OMFP nr. 946/2005. În vederea elaborării raportului conducătorul entităţii dispune programarea  şi efectuarea de către conducătorii de compartimente aflaţi în subordine a operaţiunii de autoevaluare a subsistemului de control intern/ managerial. 
Autoevaluarea reprezintă o verificare a propriului domeniu de responsabilitate - subsistemul de control intern/managerial -  şi este menită  să ajute conducătorul de compartiment în conştientizarea şi aprecierea stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial  şi, de asemenea, în identificarea măsurilor de adoptat în situaţia implementării parţiale sau neimplementării anumitor standarde. Totodată, conducătorul de compartiment, în baza datelor, informaţiilor şi constatărilor rezultate din operaţiunea de autoevaluare mai beneficiază de prima oportunitate în depistarea şi corectarea deficienţelor constatate, prin implementarea unor măsuri prompte şi adecvate în perioada următoare, care să conducă la creşterea eficacităţii sistemului de control intern/managerial la nivelul compartimentului. 
În autoevaluare, persoanele care sunt subiectul evaluării  şi cele care efectuează autoevaluarea sunt în general  aceleaşi. Ca urmare, autoevaluarea efectuată de către conducere, nu poate înlocui evaluarea  realizată de departamentul/structura de audit intern sau cea efectuată de către auditorii publici externi  care pot furniza analize ale eficacităţii sistemelor de control intern/managerial mult mai obiective.
Autoevaluarea stadiului implementării Standardului nr. 2 – Atribuţii, funcţii, sarcini, la nivelul fiecărui compartiment din structura entităţii publice, se poate face atât în baza celor 2 criterii generale de evaluare enunţate în col. 1 din Chestionarul de autoevaluare (anexa nr. 4.1 la OMFP 946/2005), cât şi, eventual, în raport cu anumite criterii specifice proprii definite şi incluse în chestionarul de autoevaluare de către structura cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică din entitate.
Pentru efectuarea unei autoevaluări obiective, este necesar ca în cazul fiecărui răspuns de tip „Da” sau „Nu” înscris în col.2 din chestionarul de autoevaluare să existe o explicaţie documentată, asociată  răspunsului, care să susţină implementarea/implementarea parţială sau neimplementarea standardului.
Documentaţia prezentă încearcă să ofere persoanelor cu funcţii de conducere din entităţile publice o abordare mai detaliată asupra Standardului 2-Atribuţii, funcţii, sarcini, astfel încât, să poată identifica mai uşor zonele şi direcţiile de acţiune în care trebuie să insiste în scopul implementării tuturor cerinţelor acestuia."

Niciun comentariu:

Trimiteţi un comentariu