joi, 24 mai 2012

Instructiuni privind arhivarea documentelor

Recomand tuturor creatorilor de documente măsuri de revizuire a procedurilor de arhivare. Astfel pe lângă Legea 16/1996 mai supun atentiei şi Ordinul de zi 217/1996 aprobat de conducerea Arhivelor Naţionale privind instrucţiuni refereitoare la activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente.
Astfel obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente cu privire la evidenţa documentelor sunt următoarele:
- să înregistreze toate documentele intrate, ieşite ori întocmite pentru uz intern;
- înregistrarea documentelor se face la registratura generală, fie într-un singur registru de intrare-ieşire, fie, concomitent, în mai multe, fără ca numerele de înregistrare date documentelor să se repete;
- când creatorul de documente primeşte, emite şi întocmeşte pentru uz intern un număr mare de documente, înregistrarea acestora se poate face şi la fiecare compartiment de muncă. În această situaţie, la registratura generală se înscrie numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi denumirea compartimentului la care se repartizează spre înregistrare şi rezolvare.
- înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor;
- înregistrarea documentelor începe de la l ianuarie şi se încheie la 31 decembrie ale fiecărui an;
- la înregistrarea documentelor se vor preciza următoarele elemente: numărul de înregistrare, data înregistrării, numărul şi data documentului date de emitent, numărul filelor documentului, numărul anexelor, emitentul, conţinutul documentului în rezumat, compartimentul căruia i s-a repartizat, data expedierii, modul rezolvării, destinatarul, numărul de înregistrare al documentului la care se conexează şi indicativul dosarului după nomenclator, care se va stabili şi completa în registru după rezolvarea documentului;
- documentele care se referă la aceeaşi problemă se conexează la primul document înregistrat; în dreptul fiecărui document conexat se trece, în rubrica corespunzătoare, numărul de înregistrare al documentului la care se face conexarea;
- documentele expediate din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se înregistrează ca şi documentele intrate, completându-se coloanele adecvate;
- în cazul documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de înregistrare al documentului la care se răspunde.

Gruparea documentelor în dosareAnual, documentele se grupează în dosare, potrivit problemelor şi termenelor de păstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
     a) întocmirea nomenclatorului dosarelor
- nomenclatorul dosarelor se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii;
- nomenclatorul se întocmeşte sub forma unui tabel în care se înscriu, pe compartimente de muncă, categoriile de documente grupate pe probleme şi termene de păstrare;
- în prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de muncă, în ordinea în care figurează în schema de organizare a creatorului, şi se numerotează cu cifre romane;
- în rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de muncă şi se numerotează cu litere majuscule;
- în rubrica a treia se trece, în rezumat, conţinutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu nr. l la fiecare compartiment de muncă;
- în nomenclator se trec şi registrele, cartotecile, condicile şi alte materiale preconstituite;
- cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul dosarului, acesta poate fi format numai din litera majusculă şi cifra arabă sau numai din cifra arabă, dacă creatorul are ca părţi componente numai compartimente de muncă fără subdiviziuni sau nici compartimente de muncă;
- la înregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-ieşire, la rubrica rezervată acestuia, ca şi pe fiecare document în parte;
- în rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare; stabilirea lui se face ţinându-se seama de legile în vigoare, de importanţa practică pentru activitatea creatorului de documente şi, în mod deosebit, de importanţă ştiinţifică a informaţiilor pe care !e conţin documentele;
- în dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece cuvântul „permanent"  (prescurtat „P"), iar pentru acelea care se păstrează temporar, cifra arabă care reprezintă numărul anilor cât se păstrează (l, 3, 5, K) etc.). Dacă termenul de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul întocmirii nomenclatorului, sau dacă există motive să se presupună că, în anumite conjuncturi, informaţiile documentelor pot avea importanţă ştiinţifică, lângă termenul de păstrare temporară se menţionează „C.S." (comisie de selecţionare). La expirarea termenului de păstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecţionare şi, după caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reţinute permanent;
- într-un dosar se grupează documente referitoare la aceeaşi problemă, cu acelaşi termen de păstrare. In cazul aceloraşi genuri de documente, întocmite pe perioade de timp diferite şi, respectiv, cu, termene de păstrare diferite (planuri, dări de seamă lunare, trimestriale, anuale s.a.), se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de păstrare;
- nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc schimbări în structura creatorului de documente. Dacă se înfiinţează noi compartimente de muncă sau subdiviziuni, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi cu dosarele nou create. In cazul compartimentelor de muncă sau subdiviziunilor lor care îşi dezvoltă activitatea creând alte grupe de documente decât cele prevăzute iniţial, nomenclatorul se completează cu noile dosare;
- şeful fiecărui compartiment răspunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv. Aceste proiecte se centralizează de şeful compartimentului de arhivă şi se înaintează, în două exemplare, spre aprobare şi confirmare;
- nomenclatorul se aprobă de către conducerea unităţii creatoare de documente şi se confirmă, la nivel central, de Arhivele Naţionale şi, la nivel local, de direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale;
- după confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, în vederea aplicării lui.

b) Constituirea dosarelor
- după rezolvarea lor, documentele se grupează în dosare, potrivit nomenclatorului şi se predau la compartimentul de arhivă, în al doilea an de la constituire;
- în vederea predării dosarelor la compartimentul de arhivă se efectuează următoarele operaţiuni:
• documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt;
• se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele.
• documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor;
• dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250 - 300 file; în cazul depăşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar;
• filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul l pentru fiecare volum;
• pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unităţii şi a compartimentului creator, numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de sfârşit, numărul de file, volumul şi termenul de păstrare;
• pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor, lucrătorul de Ia compartimentul creator al dosarului face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file", în cifre şi , între paranteze, în litere, după care semnează şi pune data certificării.

Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul de arhivă- dosarele se depun la compartimentul de arhivă pe bază de inventare. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare, create în cursul unui an, de către un compartiment de muncă. Astfel, fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator, la compartimentul respectiv;
- în cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecare volum va primi un număr curent distinct;
- inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente şi în 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rămâne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun o dată cu dosarele la compartimentul de arhivă;
- dosarele neîncheiate în anul respectiv, ca şi cele care, din motive justificate, se opresc la compartimentele de muncă, se trec în inventarul anului respectiv, cu menţionarea nepredării lor; în momentul predării lor ulterioare, în inventar se va menţiona acest lucru;
- dosarele care cuprind acte din mai mulţi ani se vor inventaria la anul de început, menţionându-se în inventar datele extreme;
- în ce priveşte completarea rubricii „Conţinutul dosarului", se vor preciza genurile (corespondenţa, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.) de documente, emitentul, destinatarul, problema sau problemele conţinute şi, după caz, perioada la care se referă;
- constituirea dosarelor, inventarierea şi predarea lor intră în obligaţia compartimentelor creatoare de documente;
- predarea la arhiva generală se face conform unei programări prealabile, stabilită de comun acord între cele două compartimente (predător şi primitor);
- la preluare, compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar. In cazul constatării unor neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţă compartimentului creator, care efectuează corecturile ce se impun;
- evidenţa dosarelor şi a inventarelor depuse la compartimentul de arhivă se ţine în registrul de evidenţă curentă, conform modelului prevăzut în anexa nr. 4. In cazul în care compartimentul de arhivă păstrează şi alte fonduri arhivistice, în registrul de evidenţă curentă se deschide câte o partidă pentru fiecare fond;
- în registrul de evidenţă curentă, la capitolul „Preluări", se trec, în ordinea preluării, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un alt număr de ordine;
- pentru fiecare inventar se notează:
           • numărul de ordine al inventarului:
           • data preluării documentelor din inventarul respectiv;
           • denumirea compartimentului de la care provine inventarul;
           • datele extreme ale documentelor;
           • totalul dosarelor din inventar:
           • totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv:
           • numărul dosarelor lăsate la compartiment şi depuse ulterior.
- se va înscrie numărul din inventar al fiecărui dosar reţinut de compartiment.
- la capitolul „Ieşiri" se trec:
            • data ieşirii dosarelor din evidenţă:
            • unde s-a predat;
            • denumirea, numărul şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă;
            • totalul dosarelor ieşite.
             Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau deţinătorilor de documente şi cu confirmarea Arhivelor Naţionale, în urma selecţionării, transferului către altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevăzute.
              Dosarele sunt scoase din evidenţa arhivei pe baza unuia din următoarele acte. după caz.:
• proces-verbal de selecţionare ;
• proces-verbal de predare-preluare ;
• proces-verbal de " constatare a deteriorării complete a documentelor sau a lipsei acestora.
              Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenţă în urma propunerii comisiei de selecţionare, aprobată de conducerea unităţii creatoare sau deţinătoare şi confirmată de Arhivele Naţionale.


           Selecţionarea documentelor- în cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o comisie de selecţionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective;
- comisia de selecţionare este compusă din preşedinte, secretar şi un număr impar de membri, numiţi din rândul specialiştilor proprii, reprezentând principalele compartimente creatoare de arhivă. Şeful compartimentului de arhivă este de drept secretarul comisiei de selecţionare.
- anual sau ori de câte ori este nevoie, la sesizarea secretarului, preşedintele convoacă comisia de selecţionare; secretarul prezintă comisiei inventarele dosarelor cu termene de păstrare expirate.
In aprecierea importanţei documentelor, comisia de selecţionare are în vedere respectarea termenelor de păstrare a documentelor, prevăzute în nomenclatorul dosarelor, acordând o atenţie deosebită celor care au, pe lângă termenul de păstrare, menţiunea „C.S.".
- când comisia de selecţionare constată greşeli de încadrare a documentelor la termenele de păstrare sau stabileşte ca unele din acestea să fie păstrate permanent, ele se trec în inventarele corespunzătoare termenului lor de păstrare, la anul şi compartimentul de muncă respectiv; la încheierea lucrărilor, comisia întocmeşte procesul-verbal, care se înaintează spre aprobare conducerii unităţii;
- comisia efectuează selecţionarea atât a documentelor create de unitatea respectivă, cât şi a celor create de alte unităţi şi păstrate în depozitul unităţii;
- inventarele dosarelor propuse de comisia de selecţionare spre a fi eliminate, însoţite de procesul-verbal aprobat de conducerea unităţii şi de inventarul documentelor permanente create în perioada pentru care se efectuează selecţionarea (câte un exemplar) se înaintează, cu adresă înregistrată, pentru confirmare, la Arhivele Naţionale, în cazul unităţilor centrale, sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, în cazul unităţilor locale;
- Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene pot hotărî păstrarea permanentă a unor dosare, chiar dacă. potrivit nomenclatorului, acestea au termene de păstrare temporară;
- documentele se păstrează, în ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Naţionale, în vederea confirmării lucrării de selecţionare. Matricele sigilare (sigilii, ştampile, parafe), confecţionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariază, în ordinea dării lor în folosinţă, într-un registru;
- selecţionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectuează de către comisiile de selecţionare, pe bază de proces-verbal însoţit de inventar, cu confirmarea Arhivelor Naţionale;
- aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul acestora, întrucât la stabilirea valorii se au în vedere şi alte elemente: însemnele şi înscrisul din câmpul sigilar, valoarea artistică, frecvenţa s.a.
http://www.arhivelenationale.ro/images/custom/image/Pdf-uri/Instructiuni%20pentru%20creatorii%20de%20arhiva.pdf

Niciun comentariu:

Trimiteți un comentariu